Die 4 wichtigsten Maßnahmen für die digitale Transformation Ihres Unternehmens
Auch im Jahr 2023 ist die Digitalisierung eines der wichtigsten unternehmerischen Themen. Nach den ungewollten Zoom-Jahren haben immer noch nicht alle Unternehmen ausreichend die digitale Transformation vorangetrieben. Wir sprechen von Arbeitsprozessen, die noch nicht in der Cloud stattfinden, von Kundenkommunikation, die noch mit Zettel und Papier dokumentiert wird, von ganzen Arbeitsschritten, die über analoge Ablagesysteme laufen. Die Digitalisierung revolutioniert Technologien und ganze Geschäftsmodell – und bringt spannende Möglichkeiten für Unternehmen. Welche Vorteile die Digitalisierung konkret für Ihre Geschäftsprozesse, externe und interne Kommunikation bringt, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.
1. Automatisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen senkt Kosten
Für Geschäftsführer und Entscheider ist es klar: Digitale Geschäftsprozesse senken Kosten. Die Investition amortisiert sich schnell. Das geht nicht nur allein auf die Effizienzsteigerung zurück. Prozesse gehen schneller, brauchen weniger Mitarbeiter, Fehler werden minimiert, das macht Kunden glücklich, die mehr Umsatz generieren. Die Digitalisierung macht die interne Kommunikation schlanker, dokumentiert Arbeitsschritte und wertet aus. Daten, Berichte und Analysen zeigen wiederum neue Optimierungs- und Einsparpotentiale. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Bauchgefühl oder analog geführte Excel-Tabellen! Lesen Sie hierzu den Artikel: Berichte zur Leistungsauswertung.
Eine Studie von Live Person zeigt: 82 % der Kunden erwarten, dass eine Anfrage an ein Unternehmen so schnell wie möglich beantwortet wird. Wie soll das gehen, wenn Systeme autark, nicht miteinander verknüpft laufen? Die Integration von CRM-System und WhatsApp in die Kundenkommunikation macht es möglich Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und automatisiert zu dokumentieren. So geht keine Anfrage verloren – und auch kein Kunde.
2. Schneller Wissenstransfer macht die Zusammenarbeit im Team effektiver
Die Digitalisierung verbessert die interne Kommunikation und Dokumentation von Tasks, Kundenanfragen, Aktivitäten und Anrufnotizen. Noch nie war es so einfach wichtige Informationen und Vorgänge für alle zugänglich zu dokumentieren und festzuhalten. Da kommt es auch nicht darauf an, ob ein Teammitglied im Homeoffice sitzt oder im Büro. Komplexe Themen werden intern über den Teams-Chat gelöst, Beratungsgespräche ad-hoc mit einer Teams-Einladung über WhatsApp an den Kunden geschickt.
Eine Studie von Live Person zeigt: 74 % der Kunden bevorzugen Nachrichten, E-Mails oder WhatsApp-Messages gegenüber einem Telefonanruf, um mit einem Unternehmen zu kommunizieren. Ein Wissenstransfer findet aber nur dann statt, wenn diese Nachrichten auch beim Servicemitarbeiter bzw. beim richtigen Team und Ansprechpartner ankommen. Nur digital vernetzte Systeme schaffen einen Mehrwert für Kunden (z. B. Pikett Service), für das Team (z. B. automatisierte Dokumentation) und auch unternehmensübergreifende Prozesse können integriert werden (z. B. Übernahme von Daten an Lieferanten in Echtzeit).
3. Datenqualität steigert Kundenzufriedenheit
Die Basis für gut laufende Prozesse sind Daten. Wo Arbeitsprozesse und Abläufe digital sind und Daten nur noch an einer Stelle gepflegt werden, braucht es keine lästigen Datenabgleiche mehr. Kunden werden am Telefon mit Namen begrüßt, brauchen ihr Anliegen nicht mehr langatmig vortragen, weil die Anfrage über das CRM-System direkt angezeigt wird. Die Digitalisierung schafft vernetzte Datenbanken, die mit durchdachten Prozessen zur Kundenzufriedenheit beitragen.
WhatsApp hat als bequemer Kommunikationskanal auch im Business an Attraktivität gewonnen. Die schnelle Frage an die Bank, wie man seine Karte sperrt oder die Fotos für die Wohnungsübergabe an die Hausverwaltung schicken: WhatsApp macht Kommunikation einfach und Daten besser. Wie? Haben Unternehmen den Kanal eingebunden, schafft die Digitalisierung die Integration mit anderen Systemen. Der Chatverlauf geht von WhatsApp direkt an den Kundenbetreuer, landet automatisch im CRM in den Aktivitäten und zeigt als Controlling-Tool für den Service-Mitarbeiter einen Zufriedenheits-Score an. Daten werden sauber übertragen, Kunden effektiv beraten.
Ein positiver Effekt der Digitalisierung ist, dass Wissen und Know-how nicht nur schneller zugänglich sind, sondern auch vom einzelnen Mitarbeiter entkoppelt werden. Standardisierte und automatisierte Abläufe über ein CRM-System und die Integration anderer Software im Unternehmen verringern Abhängigkeiten.
4. Attraktive Arbeitsplätze und Arbeitgeber
Fachkräftemangel, Personalprobleme und Fluktuation: Nur ein positives Employer Branding mit überzeugenden Benefits für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ziehen die New Work Force. Die Attraktivität eines Arbeitgebers unterstützen nicht (nur) die klassische Betriebliche Altersvorsorge oder das JobRad. Digitale Arbeitsmittel, Freiheit bei der Wahl zwischen Büroarbeitsplatz und Homeoffice sowie flexible Arbeitszeitmodelle überzeugen die jüngeren Generationen. Laut der Deloitte Millennial Survey 2022 haben Millennials und Gen Z besonders diese Wünsche, wenn es um die Wahl eines Arbeitsplatzes geht. Dabei spielt Klima und Zeitersparnis eine ebenso große Rolle. Wer von überall arbeiten kann spart Zeit beim Arbeitsweg und schont das Klima, weil das Auto stehen bleibt oder der Flieger nicht genutzt werden muss. Das alles schafft nur die Digitalisierung.
Bei der Flexibilität des Arbeitsplatzes geht ein weiterer Wandel einher: Büroräume, hohe Miet- und Nebenkosten werden obsolet. Mitarbeiter, die zuhause im Homeoffice sind oder reisend irgendwo auf der Welt, sparen auch dem Unternehmen Kosten. Doch bevor Sie direkt die Büroflächen kündigen, braucht es eine gute, digitale Infrastruktur. Teams als Telefonanlage, verknüpft mit dem CRM-System, wie Salesforce, SAP oder Microsoft Dynamics, cloudbasierte Ablage und Software, die die Zusammenarbeit im Team effizient nachvollziehbar macht, schaffen Raum für individuelle Wünsche von Millennials und Generation Z.
5. Digitalisierungsgrad erhöhen
Der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens ist ausschlaggebend für seine Wettbewerbsfähigkeit. Je höher dieser ist, desto wettbewerbsfähiger ist das Unternehmen. Klingt schön, muss aber auch von Menschen umgesetzt werden.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Was möchten Sie erreichen: Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Umsatzsteigerung, Kostenreduzierung etc. – was ist das Ziel?
- Wie werden Sie die Maßnahmen messen: Controlling-Abteilung, Berichte und Analyse aus digitalen Tools etc. – wie wird der Erfolg kontrolliert?
- Welche Mitarbeiter/Abteilungen müssen in den Prozess einbezogen werden: Geschäftsführung, Vertrieb, IT, System-Admin etc. – wie setzt sich das Team zusammen?
- Welche Systeme haben Sie: Salesforce, Microsoft Office, Teams, SharePoint – was kann integriert werden?
Was sind die ersten Schritte zur Digitalisierung?
Der erste Schritt ist ein Proof of Concept. In diesem Beitrag erklären wir ausführlich, was ein Proof of Concept ist und wie dieser für Ihr IT-Projekt sinnvoll umgesetzt werden kann. Digitale Prozesse lassen sich nicht von heute auf morgen implementieren. Es braucht den Wunsch zur Veränderung, definierte Ziele und ein Projektteam, das mit einem erfahrenen Projektpartner Prozesse aufsetzt und die digitale Transformation vorantreibt.
Zum Online-Termin.
Zum Kontaktformular.
Photo by Ian Schneider on Unsplash
