5 Tipps für die Umstellung auf Microsoft Teams Telefonie

Mit Microsoft Teams und Roger365 vernetzen wir Ihre Arbeitswelt. Pfalzcloud optimiert Ihre Erreichbarkeit und erleichtert die Kommunikation, indem alle Kundendaten nachhaltig und in einem Dashboard erfasst werden. Microsoft vereint dabei E-Mail (Outlook; Exchange), Chat, Notizen, Dokumente (Share Point), Anhänge und das Herzstück der Kommunikation: das Telefon.

Wir führen alle Ihre Systeme wie CRM, SAP, Ticket-System, Voicemail und WhatsApp-Nachrichten zusammen. So haben Sie den systemübergreifenden Überblick in einem Fenster und können Kundenanfragen effizient koordinieren und schnell beantworten.

Damit der Umstieg auf Microsoft Teams Telefonie problemlos gelingt, müssen Sie einige wichtige Dinge beachten: Wir verraten Ihnen unsere 5 Tipps, wie Sie Ihre Telefon-Lösung mit uns erfolgreich planen und umsetzen.

IHRE KUNDEN WERDEN ES LIEBEN

Die Zeiten in denen wir mit dem Telefon unter dem Kinn geklemmt die Telefonnummern unserer Kunden notieren sind passé. Durch die Integration von Teams als Telefon, inkl. Anbindung an unser CRM können wir Prozesse beschleunigen. Fehler minimieren. Kunden direkt ansprechen. Dadurch behalten wir den Überblick und werden dem Premium-Anspruch unserer Kunden gerecht. 

Peter Born, Leiter Customer Care, Maschinenbauunternehmen

Wir konnten unsere Prozesse digitalisieren und verschlanken. Das freut nicht nur Kunden, sondern macht unsere Mitarbeiter resistenter gegen Stress. Unsere Agents gehen durch die Schulungen mit dem System viel kompetenter ans Telefon und lassen sich nicht aus der Ruhe bringen. Sie können sich zu 100 % dem Kundenanliegen widmen.

Sabine Fläming, Abteilungsleiterin Call Center 

Wir haben unsere Telefonzeiten unglaublich verkürzt. wir sehen direkt, ob Anrufer bereits Kunde sind und ihre gesamten Kundendaten. Es gibt weniger Nachfragen, daher gehen die Gespräche kürzer. Über das Reporting können wir Anrufaufkommen super nachvollziehen. Es ist einfach ein modernes und zeitgemäßes Arbeiten. 

Joachim Eichner, Geschäftsführer 

Hier zeigen wir Ihnen auf was Sie alles achten müssen, wenn Sie Ihre Telefonanlage im Unternehmen auf Microsoft Teams Telefonie umstellen

1. Stellen Sie die Anforderung an Ihre Telefonie auf

Überlegen Sie vorher, welche Anforderungen Sie an Ihre Telefonanlage haben.

  • Wie ist Ihr Telefonverhalten?
  • Welche Funktionen nutzen Sie regelmäßig?
  • Welche Funktionen fehlen Ihnen?
  • Was sagen Ihre Kollegen und Mitarbeiter?
  • Brauchen bestimmte Abteilungen oder Job bestimmte Funktionen, anderen nicht?
  • Was will ich meinen Kunden an Erreichbarkeit bieten?

Viele Fragen, die Sie vorab analysieren und definieren müssen, bevor Sie alle Möglichkeiten von Microsoft Teams implementieren können.

Vorbereitung ist das A und O. Eine genaue Ist-Analyse und ein durchdachtes Lastenheft der gewünschten Anforderungen bringen Planungssicherheit. Nicht jdes System ist geeignet: Microsoft Teams, Hybrid oder VoIP-Telefonanlage. 

2. Prüfen Sie die technischen Voraussetzungen

  • Haben Sie die richtige Microsoft Lizenz für das Direct Routing von Microsoft?
  • Sie brauchen einen kompatiblen und zertifizierten Session Border Controller (SBC) Ihres Telefonnetzbetreibers.
  • Sind Sie über einen Managed SIP Trunk an das öffentliche Telefonnetz angebunden?

Teams kombiniert mehrere Microsoft 365- und Office 365-Dienste und ist daher von der richtigen Implementierung und dem korrekten Betrieb dieser Dienste abhängig. Diese Dienste umfassen, sind aber nicht beschränkt auf SharePoint Online, Exchange Online und OneDrive for Business.

Obwohl nicht alle Dienste erforderlich sind, wird dringend empfohlen, dass Sie alle implementieren. Wenn Sie sich entscheiden, bestimmte Dienste nicht zu implementieren, wirkt sich dies auf die Funktionen aus, Teams Ihre Organisation anbieten können. Obwohl Sie beispielsweise SharePoint Online nicht implementieren müssen, ist Teams für bestimmte Funktionen wie die Dateifreigabe in Gruppenunterhaltungen auf SharePoint Teams Online angewiesen, sodass die Funktionalität, die über den Client geboten wird, dadurch reduziert wird, wenn Sie diesen Dienst nicht implementieren.

Mit einem Experten an Ihrer Seite klären Sie technische Vorraussetzungen, besprechen benötigte Lizenzen und entwicklen Servicemodelle, die für Ihre Kunden den bestmöglichen Nutzen bringen.  

3. Sie brauchen einen kompetenten Netzbetreiber

Im Wandel der digitalen Transformation kommen viele für uns selbstverständliche Dinge auf den Prüfstand. Wir bieten Ihnen eine ausgewogene Beratung in Sachen Telefonie, klären Sie auf, auf welche Fallstricke Sie aufpassen müssen, erörtern mit Ihnen Ihre Anforderungen und zeigen Ihnen einen sicheren und smarten Weg Ihre Telefonie in die digitale Cloud zu übertragen.

Das sollte Ihr kompetenter Netzbetreiber liefern:

  • Er ist ein etabliertes Unternehmen mit umfassender Erfahrung in der Umsetzung von Microsoft Teams Telefonie.
  • Er bietet bei Bedarf auch Hybrid-Lösungen bzw. Lösungen für Ihren bestimmten Bedarfsfall an.
  • Sie haben einen persönlichen Ansprechpartner, den Sie zuverlässig erreichen.

Stellen Sie sich vor, dass Sie von Ihrer Festnetznummer von jedem Ort aus telefonieren können oder erreichbar sind. Diese Freiheit, welche Sie unternehmerisch dadurch erhalten, bringt eine hohe Flexibilität und Möglichkeiten sich auf zukünftige Ansprüche unmittelbar einzustellen und sehr schnell zu reagieren.

Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen auf, welche zukunftssicheren Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bestehen die Cloud in Sachen Telefonie für Sie zu nutzen.

Seit 20 Jahren sind wir von der telefonischen Erreichbarkeit als eine der wichtigsten Bausteine der Kundenzufriedenheit überzeugt. Wir machen Ihre Arbeitsprozesse zukunftssicher und stellen erfolgreiche auf Microsoft Teams Telefonie um. 

4. Holen Sie sich Unterstützung durch Experten

Unser Team realisiert Lösungen für professionelle und digitale Business-Kommunikation in ganz Deutschland. Wir sind Dienstleister für die Anbindung Ihrer Telefonanlage in die Microsoft Cloud mithilfe von Microsoft Teams und Office. Pfalzcloud vernetzt Ihre Telefonanlage mit Ihrem CRM- oder Ticket-System und ermöglicht es alle Technologien in einem Fenster, auf einem Blick für das perfekte Kundenerlebnis zu bündeln.

  • Alle Kundendaten auf einen Blick – direkt bei Anruf. Keine Missgeschicke mit falschen Namen oder Ansprache.
  • Alle Umsatzzahlen auf einen Blick – direkt bei Anruf. Keine falschen Calls mit Interessenten, die schon Kunden sind oder nicht wollen.
  • Alle Kundendaten in einem Fenster. Kein nerviges Hin und Her zwischen den Systemen.
  • Prioritäten, Termine, Notizen – transparente Dokumentation ohne Zettelwirtschaft.
  • Name, E-Mail, Adresse – in allen System synchronisiert. Keine doppelte Datenpflege.

Hinweis: Unterschätzen Sie den Datenschutz nicht. Klären Sie alle Punkte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Wenn Sie Teams einsetzen kommen Fragen zum Datenschutz auf, Inhalte in der Datenschutzbestimmung müssen angepasst werden. 

Wir begleiten Unternehmen bei der Umsetzung eines nachhaltigen, digitalen Wandels und einer serviceorientierten Kundenkommunikation.

5. Holen Sie Ihre Mitarbeiter ab

Die Einführung eines neuen Systems, einer Software ist immer mir Unsicherheiten verbunden. Beim Entscheider, ob er die richtige Wahl getroffen hat und bei den Nutzern, ob sie mit dem System genauso gut oder besser arbeiten können. Nicht zu unterschätzten ist der Altersdurchschnitt der Belegschaft. IT-Projekte wie die Implementation einer neuen, digitalen Telefonanlage dürfen nicht nur vom IT-Spezialisten getragen werden, sondern müssen von jedem einzelnen Mitarbeiter akzeptiert werden.

  • Planen Sie alle Mitarbeiter früh genug in den Prozess mit ein.
  • Bilden Sie eine gut durchmischte Testgruppe – nicht nur mit IT-Mitarbeitern.
  • Haben Sie eine Person, die darauf spezialisiert ist, neue Anwendungen ins Unternehmen zu tragen?
  • Ist Ihre interne Kommunikation mit im Boot, um Unsicherheiten oder sogar Ablehnung abzufangen?

Unter unseren Experten sind auch sogenannte Microsoft Adoption Specialists, die die Einführung von Microsoft-Diensten vorantreiben. Mit unseren Fähigkeiten erzielen wir gemeinsam mit allen Stakeholdern, Endnutzern, mit der IT und Geschäftsführung die gesetzten Ziele. 

 

Wir sind darauf spezialisiert, Akzeptanz bei den Menschen zu schaffen, die die Anwendung auch nutzen sollen.

Ihr unverbindlicher Kontakt zu uns







    Testen Sie das System mit dem Proof of Concept 

    Sie kaufen kein Auto ohne Testfahrt. Und auch keine IT-Anwendung ohne Testphase. Beim Proof of Concept (PoC) wird das System für einen bestimmten Zeitraum auf Herz und Nieren getestet. Ein PoC ist ein erweitertes Testkonzept für Teams und mehreren Abteilungen, die alle Funktionen und Arbeitsweisen mit Microsoft Teams als Telefonanlage testen und evaluieren. Gleichzeitig schafft diese Phase Akzeptanz und überwindet Unsicherheiten. 

    Prozesse lassen sich nicht von heute auf morgen implementieren. Neue Systeme brauchen ausreichend Testphase und Feedback der Nutzer. Mit unserem PoC haben Sie die beste Möglichkeit Teams zu testen. Zusätzlich werden Mitarbeiter von uns in der neuen Anwendung geschult, Prozesse feingetuned und die Ziele kontinuierlich überprüft. 

    Die nächsten Schritte

    Für den erfolgreichen Umstieg auf Microsoft Teams Telefonie braucht es im ersten Schritt eine fachkompetente Beratung.

    Lieber chatten? 

    Nutzen Sie den Chat-Button rechts unten im Browser. 

    Marc-Sebastian Marggraf

    Marc-Sebastian Marggraf

    Mit dem Proof of Concept sind Sie sicher, dass das Projekt erfolgreich im Unternehmen angenommen und angewendet wird. Das bieten nicht alle Anbieter.

    Das ist Pfalzcloud

    Erfolgreiche Telefon-Integration für Ihre Unternehmen

    Pfalzcloud unterstützt Sie bei der Digitalisierung und Standardisierung von Arbeitsprozessen mit der nötigen Flexibilität. Wir kümmern uns um die optimale Integration im laufenden Betrieb und vernetzen Ihre Mitarbeiter, egal ob im Home-Office, in Zweigstellen oder Vertriebsdependancen untereinander und mit Ihren Kunden. Wir integrieren Ihre Arbeitsprozesse in die Cloud – und das zum Festpreis. Darunter fallen die Cloud-Beratung, Telefonieberatung zu VoIP, 365-Office-Teststellung, CRM-Anbindung und Telefon-API. Weiter unterstützen wir Sie bei der Rufnummernmitnahme und Portierung zu Office 365. Auch den WhatsApp integrieren wir problemlos in Ihre Teams Telefonanlage. Die Cloud Migration erfolgt für Sie ohne Unterbrechung unter fortlaufender Erreichbarkeit – mit dem Proof of Concept überprüfen wir die Machbarkeit einer neuen Anwendung in Ihrem Unternehmen, mit Ihren Mitarbeitern.