Proof of Concept: Der Probelauf für Ihr IT-Projekt

Mit der Machbarkeitsprüfung Sicherheit gewinnen

Die Erwartungshaltung und der Erfolgsdruck sind hoch, wenn neue IT-Anwendungen in einem Unternehmen eingeführt werden. Die Implementierung von neuen Systemen wir Microsoft Office 365 mit all seinen Anwendungen von Teams bis zur Powerapp, einem neuen CRM- oder ERP-System oder einer anderen Software, die unternehmensweit genutzt werden soll ist eine Herausforderung. Nicht nur für die IT. Entscheider quält die Frage, ob sie das richtige Produkt gewählt haben. IT-Spezialisten sorgen sich um die Kompatibilität mit anderen, etablierten Systemen. Mitarbeitende sind neuen Prozessen häufig skeptisch gegenüber, ob sie auch ihren Anforderungen gerecht werden.

Ziel

In diesem Beitrag möchte ich Geschäftsführern die Unsicherheit nehmen, IT-Specialists und die Abteilungsleitung von Einkauf und Co einladen. Ich zeige Ihnen den Weg, wie die Einführung einer Software wie Microsoft Office 365 erfolgreich gelingt, von den Mitarbeitern akzeptiert UND von ihnen genutzt wird. Bei der Implementierung von Software bieten wir den Proof of Concept – die Machbarkeitsprüfung, die Sicherheit schafft.

Was ist ein Proof of Concept?

Im klassischen Projektmanagement ist ein Proof of Concept ein Meilenstein, an dem die Durchführbarkeit eines Projektes belegt ist. Das, was Sie sich auf dem Papier ausgedacht haben, wird überprüft. Es kann auch als Machbarkeitsstudie bezeichnet werden, die die Grundlage der Arbeit an einem Projekt darstellt. Es ist eine Entscheidungsvorlage für den weiteren Projektverlauf: Machen wir weiter, sind wir fertig oder müssen wir etwas anpassen?

Bei IT-Projekten ist der Proof of Concept auch wie im Projektmanagement ein Projektschritt, der Abhängigkeiten, Funktionalitäten und die Kompatibilität von Schnittstellen testet. Es wird beispielsweise ein Prototyp entwickelt, an dem der Konzepttest demonstriert wird. Bei der Cybersecurity, also IT-Sicherheit, werden so Sicherheitslücken geschlossen, bevor ein Betriebssystem live geht.

Welche Probleme löst der Proof of Concept?

• Er erkennt und minimiert Risiken (u.a. Investitionsrisiken, Sicherheitsrisiken).
• Er validiert technische Anforderungen, digitale Prozesse oder Softwarefunktionen.
• Er testet die Akzeptanz eines Projektes, eines Prozesses, einer Software im Unternehmen.
• Er testet den Umgang von Mitarbeitern mit dem System und lernt daraus.

Warum gelingen IT-Projekte ohne Proof of Concept nicht?

Die Geschäftsführung, der CIO (Chief Information Officer) bzw. IT-Leiter oder IT-Leiterin stehen von der Entscheidung beispielsweise Microsoft 365 als Komplettlösung für digitale Prozesse einzuführen. Es heißt: „Die IT soll das eben mal umsetzen.“ Kann das ohne ein Proof of Concept funktionieren?

• Die Entscheidung kommt „von oben“. Die Einführung einer Cloud-Plattform, die das Unternehmen voranbringen soll, wird „dann eben mal“ von der IT umgesetzt? Das kann nicht funktionieren.
• Eine erprobte Plattform wie Microsoft Office, mit Teams als Telefonanlage, mit Powerapp-Integration, mit CRM-Anbindung ist zwar weltweit erprobt, muss aber auch für Ihr Unternehmen konfiguriert werden. Aufsetzen und fertig? Funktioniert nicht.
• Geschäftspartner, Mitarbeiter und Kunden haben seit der Pandemie digitale Kommunikationsmöglichkeiten wie Microsoft Teams gelernt, doch heißt das nicht, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Umgang mit jeder Systemlösung spielend umgehen können.
• Die Erwartungshaltung schärfen: Sollte das Projekt scheitert, hat weder Office 365 Schuld noch der Chef, der es ausgesucht hat. Es wird immer ein Fehler beim Implementieren gewesen sein und bei demjenigen, der hätte erfolgreich implementieren sollen. IT-Projekte sind komplexe Prozesse, die nicht von einer Person abhängig sind. Ohne cross-funktionale Teams und Zusammenarbeit insbesondere mit der Fachabteilung und der IT geht es nicht.

Die Lösung ist immer ein Proof of Concept – also eine Testfahrt des neuen Systems. Beim Proof of Concept von Pfalzcloud wird das implementierte System für einen bestimmten Zeitraum auf Herz und Nieren im Livebetrieb getestet. Gleichzeitig schafft diese Phase Akzeptanz und überwindet Unsicherheiten.

Proof of Concept bei Pfalzcloud

• Nach einer technischen Vorbereitungszeit von ca. 14 Tagen startet die Testphase, die von 30 Tagen bis max. drei Monate gehen kann.
• Wöchentliche technische Meetings schreiben den Projektstand fest und lösen technische Probleme zeitnah.
• Wöchentliche Meetings im ganzen Projektteam gehen offenen Tasks nach und halten die Mitglieder verantwortlich das Projektziel zu erreichen.
• Bei unserer Testphase kommen alle Projektbeteiligten, nicht nur die IT zum Einsatz. Ihre Mitarbeiter der Fachabteilung testen.
• Wir definieren zusammen mit dem gesamten Projektteam die Testpakete und Aufgaben, um reale Arbeitsprozesse so nahe wie möglich zu testen und damit die Machbarkeit zu überprüfen.
• IT, Service Mitarbeiter, Leiter, Agent, Kundenbetreuer, Kay Account Manager: Unsere Projektteams sind vielfältig, so wie die Tasks in Ihrem Unternehmen.
• Wir schulen Sie! Mit Hausaufgaben, Checklisten und echten Anwendungsfällen schulen wir das Projektteam und später auch gerne weitere Mitarbeiter.

Nach dem Proof of Concept

Ist der Proof of Concept erfolgreich durchlaufen, ist das System startklar. Es braucht keine weiter Implementierung. Ein perfekt auf Ihre Arbeitsprozesse abgestimmtes System ist direkt live und unternehmensweit einsatzbereit, sofern alle beteiligten Mitarbeiter geschult sind.

IT-Projekte müssen geplant und in der Entwicklungsphase getestet werden. Sie kaufen kein neues Auto ohne Probefahrt. Endnutzer, also Ihre Mitarbeiter, Agents, Manager müssen im Prozess integriert werden. Sie müssen ihre Erfahrung teilen können und Prozesshindernisse definieren. Nur so kann ein neues System erfolgreich unternehmensweit implementiert werden.

Must-do: Belegschaft mitnehmen und schulen

Wir haben ausgebildete und zertifizierte Microsoft Adoption Specialists, die die Einführung von Microsoft-Diensten vorantreiben. Wir sind geschult, Akzeptanz bei den Menschen zu schaffen, die die Anwendung nutzen. Wir installieren nicht einfach eine App, sondern sind ganzheitlich für die erfolgreiche Betreuung einer neuen IT-Anwendung im Einsatz.

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