IT-Projekte planen und umsetzen: Tipps aus 25 Jahren IT-Erfahrung

Strategisch IT-Projekte umsetzen mit den Menschen, die sie nutzen

Wenn es um IT geht, vergessen viele von uns, wie wichtig es ist, einen Schritt nach dem anderen zu tun. In Anlehnung an das Sprichwort „Rom wurde nicht an einem Tag erbaut„, können wir alle zustimmen, dass sinnvolle Dinge Zeit brauchen und nicht überstürzt werden sollten. Dieser Grundsatz gilt auch für die IT. Die Einführung neuer Systeme oder Lösungen für das Unternehmen sollte nie überstürzt, sondern methodisch und schrittweise erfolgen.

IT-Projekte umsetzen

In 2021 unterstützte die Pfalzcloud ein IT-Projekt: Die Umstellung auf Microsoft Office 365 und Microsoft Teams. Die Ankündigung wurde im Unternehmen von unserem Kunden mit einer gewissen Besorgnis aufgenommen. Schließlich kann die Umstellung von etwas Gewohntem auf etwas Neues ein wenig einschüchternd sein. Aber es ist auch eine Chance für Wachstum, eine Chance zu lernen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Neugierde, die neuen Systeme auszuprobieren, war bei den Beschäftigten begrenzt. Zusätzlich hatten die Projektleiter versprochen, dass die Umstellung bis zum 1. November abgeschlossen sein würde. Das sorgte für Aufregung unter den Mitarbeitern des Unternehmens.

Menschen abholen

Man vergisst leicht, dass es bei der Umstellung auf ein neues System nicht nur um die Technologie, sondern auch um die Menschen geht. Die Menschen müssen sich anpassen, sich an das neue System gewöhnen, lernen, damit umzugehen und es in ihr tägliches Leben einbauen. Das ist ein Prozess, der Zeit braucht, der bei unserem Kunden glücklicherweise vorbildlich berücksichtig wurde. Die Projektleiter und die IT-Abteilung gingen bei der Einführung der neuen Systeme sehr sorgfältig vor. Das IT-Team organisierte umfangreiche Schulungen. Es wurde sichergestellt, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit den neuen Technologien vertraut waren. Besonderes Augenmerk wurde auf die Benutzerfreundlichkeit und die Gestaltung der Benutzeroberfläche gelegt.

Support zur Einführung und darüber hinaus

Die Projektleiter hielten regelmäßige Meetings ab, um die Änderungen zu besprechen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Systeme verstanden. Sie boten auch Anleitung und Unterstützung während der Übergangszeit. Die Umstellung auf Microsoft Office 365 und Microsoft Teams war durch die Zusammenarbeit der Projektleitung, aller Beteiligten und auch, weil alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einbezogen wurden ein voller Erfolg. Der sportliche Zieltermin konnte leider nicht eingehalten werden. Es benötigte etwa drei Monate länger bis alle Mitarbeiter sich an die neuen Systeme gewöhnt hatten. Mit der Einführung der neuen Software konnte das Unternehmen den nächsten Schritt auf seinem Weg zur digitalen Transformation machen.

Alle Beteiligte arbeiten im Team

Die Einführung der neuen Systeme war ein herausfordernder Prozess, der sich am Ende gelohnt hat. Die Projektleiter, das IT-Team und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen trugen alle ihren Teil zum Erfolg des Projekts bei. Dank der konstruktiven Zusammenarbeit sind nun Kommunikation und Arbeitsprozesse digitale, agil und jederzeit transparent. Der Erfolg eines Projekts hängt von der Zusammenarbeit aller Beteiligter ab. Das ist nicht nur die IT, das sind insbesondere die Menschen, die eine Software tatsächlich im Arbeitsalltag nutzen sollen. Deshalb ist es wichtig, die Umstellung nicht zu überstürzen, sondern allen die Zeit zu geben. Das ist der erste Grundsatz, den wir unseren Kunden mitgeben: Planen, schulen, aufklären und den Menschen die Möglichkeit geben, sich daran zu gewöhnen.

Feedback aufnehmen und bewerten

Dazu gehören auch Feedback anzunehmen und umzusetzen. Keinem bringt eine Software etwas, die auf dem Papier super geplant ist, aber die Menschen nicht nutzen. Es ist ein Prozess und es ist wichtig, dass er schrittweise durchlaufen wird. Wir können nicht einfach das alte System über den Haufen werfen und erwarten, dass jeder ohne Vorbereitung einsteigt. Deshalb ist es so wichtig, den Menschen die Zeit zu geben, die sie brauchen, um sich anzupassen, um zu lernen und um das neue System in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren.

„Es ist eine große Umstellung, die Zeit braucht, aber es loht sich. Sobald wir uns an das neue System gewöhnt haben, werden wir unsere Aufgaben leichter und effizienter erledigen und unsere Arbeitsabläufe werden reibungsloser sein. Wir müssen uns und den anderen nur die Zeit und den Raum geben, sich darauf einzustellen.“

Schritte für die strategische Planung von IT-Projekten

Bevor Sie IT-Projekte erfolgreich umsetzen, ist es wichtig zu verstehen, welche System und Infrastruktur vorhanden sind und nach einer gemeinsamen Basis zu suchen. Wenn es um IT geht, ist es leicht, von der Vielfalt der Lösungen, Dienste und Technologien überwältigt zu werden, daher ist es wichtig, sie in überschaubare Teile zu zerlegen.

IST-Analyse der Software und IT-Infrastruktur im Unternehmen

Der erste Schritt besteht darin, den aktuellen Stand der IT zu erfassen und alle Lücken zu identifizieren, die geschlossen werden müssen. Dazu gehört es, die vorhandenen Technologien zu betrachten, ihre Stärken und Schwächen zu bewerten und sich ein klares Bild davon zu machen, wie Ihre IT-Landschaft aussieht.

Strategieplanung und Software-Bewertung

Der nächste Schritt ist dann die Erstellung einer Strategie und eines Fahrplans. Dazu gehört, dass Sie sich die aktuellen Technologien ansehen und einen Plan für die weitere Vorgehensweise erstellen. Dieser Plan sollte die Auswahl der richtigen Plattformen und Lösungen sowie die Entscheidung darüber beinhalten, wann und wo diese implementiert werden sollen. Er sollte auch einen klaren Zeitplan enthalten, wann die einzelnen Teile des Plans umgesetzt werden können.

Projektteam und Umsetzung

Sobald der Plan steht, muss er in die Tat umgesetzt werden. Unternehmen sollten darauf achten, ein spezielles IT-Team einzurichten, das sowohl für die Implementierung als auch für die Wartung von IT-Lösungen zuständig ist. Dieses Team sollte in der Lage sein, mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten und die spezifischen IT-Anforderungen des Unternehmens zu verstehen. Dieses Team sollte auch in der Lage sein, das Unternehmen bei der Entwicklung einer IT-Strategie und eines IT-Fahrplans zu unterstützen und sicherzustellen, dass diese umgesetzt werden.

Monitoring und Reporting

Schließlich ist es wichtig, den Fortschritt der IT-Lösungen und IT-Dienste zu verfolgen und zu überprüfen. Unternehmen sollten datengestützte Erkenntnisse nutzen, um den Erfolg der neuen IT-Systeme zu messen und anhand der Daten zu optimieren. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die IT-Lösungen einen Mehrwert liefern und das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus seinen IT-Investitionen zieht.

Die IT ist ein unglaublich wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Wenn man sich die Zeit nimmt, IT-Lösungen richtig zu planen, zu implementieren und zu überprüfen, kann man den Erfolg sicherstellen.

Persönliche Tipps aus 25 Jahren IT-Erfahrung 

Schrittweise und methodisch

Wenn Sie ein neues Projekt oder eine neue Unternehmung in Angriff nehmen, rate ich Ihnen, es langsam und stetig anzugehen, genau wie im Sport. Es kann verlockend sein, sich zu früh zu viel vorzunehmen, aber das kann zu kostspieligen Fehlern und Verzögerungen führen. Gehen Sie stattdessen immer einen Schritt nach dem anderen.

Nehmen Sie die IT als Beispiel. Wenn Sie Ihre Telefonanlage ersetzen müssen, machen Sie sich nicht gleich Gedanken über die Integration weiterer Systeme, wie der CRM-Software oder dem Contact Center. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, das System eins zu eins mit den Teams zu ersetzen und gehen Sie dann zum nächsten Schritt über. Sobald der erste Schritt abgeschlossen ist, fügen Sie die CRM-Software und dann das Contact Center im dritten Schritt hinzu.

Dieser schrittweise Ansatz des Projektmanagements ist der richtige Weg, wenn es um große IT-Projekte geht. Er stellt nicht nur sicher, dass das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird, sondern hilft auch, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Auf diese Weise können Sie die notwendigen Änderungen schnell und effizient vornehmen, ohne dass das gesamte Projekt entgleist.

Testing nicht unterschätzen

Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie jeden einzelnen Schritt testen können, ohne das gesamte System auf einmal implementieren zu müssen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das System wie vorgesehen funktioniert und dass etwaige Probleme schnell und effizient erkannt und behoben werden können.

Wenn Sie also das nächste Mal ein umfangreiches IT-Projekt in Angriff nehmen, sollten Sie es langsam und behutsam angehen. Beginnen Sie immer mit dem ersten Schritt und stellen Sie sicher, dass er korrekt umgesetzt wird. Auf diese Weise können Sie mit Zuversicht voranschreiten und sicher sein, dass jeder Schritt wie vorgesehen funktioniert. Das ist der beste Weg, um ein erfolgreiches Projekt zu garantieren.

Der erste Schritt ist ein Proof of Concept. In diesem Beitrag erklären wir ausführlich, was ein Proof of Concept ist und wie dieser für Ihr IT-Projekt sinnvoll umgesetzt werden kann. Eine neue Software oder neue Arbeitsprozesse lassen sich nicht von heute auf morgen implementieren. Es braucht den Wunsch zur Veränderung, definierte Ziele und ein Projektteam, das mit einem erfahrenen Projektpartner Prozesse aufsetzt und die digitale Transformation vorantreibt. Wir unterstützen Sie mit unserer IT-Erfahrung.

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Foto von Philipp Meiners auf Unsplash