All-in-One-Lösung oder Best-of-Breed – was ist die bessere Wahl?
Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Arbeitsfeldern und Tätigkeiten finden immer mehr Systeme und Software den Einzug in Unternehmen. Wo früher eine CRM- oder ERP-Software ausgereicht hat, braucht es heute für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Bandbreite an digitale Tools, Softwares und Systemen, um Aufgaben zu erledigen, mit Kollegen zu kommunizieren und extern mit Kunden im Austausch zu bleiben. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Konzerne finden immer mehr den Weg hin zum digitalen Arbeitsplatz und stehen bei der Evaluierung ihrer Systemlandschaft vor der Frage, welche Systeme die zukünftigen Anforderungen am besten bewältigen kann. In diesen Beitrag möchte ich Ihnen die Vor- und Nachteile von Komplett- und Einzellösungen für Ihre Software-Landschaft vorstellen.
Warum braucht ein Unternehmen eine Softwarestrategie?
Bei der Softwarewahl tun sich Entscheider oft schwer, ob dieses oder jenes Produkt den Aufwand wert ist. Bei der Einführung einer Software müssen – und die Komplexität der Prozesse steigt mit Unternehmensgröße – vergleichbare Angebote eingeholt werden. Der Einkauf führt die Verhandlungen über Preis und Konditionen. Die IT kümmert sich um Installation, Testing, Implementation in Prozesse, die Belegschaft muss geschult und mit den neuen Prozessen und dem Betriebssystem vertraut gemacht werden. Wenn das System live ist, zeigt sich, wie gut das System genutzt wird. Bei der Entscheidung für eine Komplett-System oder eine Einzellösungen müssen alle diese Punkte mit einbezogen werden.
Einzellösung (Best-of-Breed)
Bei der Einzellösung wird für jeden Prozess eine spezielle Software eingesetzt. Best-of-Breed bezieht sich dabei auf die beste Lösung für einen spezifischen Vorgang. Die Software-Landschaft im Unternehmen wird durch diese Speziallösung für einen bestimmten Prozesse ergänzt.
Einzellösungen haben Vorteile
Die Idee bei dieser Strategie ist, jeden Prozess mit der besten Technologie abzudecken. Dieser Ansatz wird auch als modularer Strategieansatz bezeichnet. Eine digitale Plattform im Unternehmen setzt sich aus vielen, einzelnen Tools zusammen.
Vorteile:
- Lösungen sind agil und flexibel
- Brauchen nur eine kurze Implementierungszeit
- Sind auf den Prozess bezogen anpassungsfähig
- „Nischen“-Prozesse können digitalisiert werden
Die Stärke dieser Lösung ist gleichzeitig ihre Schwäche. Gerade weil das System für einen bestimmten Zweck implementiert wurde, schränkt es den Handlungsspielraum für andere Funktionen stark ein. Braucht es eine neue Funktion, einen Change oder muss auf ein anderes Endgerät ausgelegt werden, muss häufig eine andere Software her.
Nachteile
- Viele Lizenzkosten
- Unsicherheiten bei den Nutzern durch viele unterschiedliche Systeme, Logins etc.
- Richtlinien müssen zeitaufwendig pro System erstellt werden
- Wartung und Support mit unzähligen Servicecentern
- Andere Prozesse lassen sich schwer oder gar nicht integrieren
- Verträge über Wartung und Konditionen mit vielen Anbietern
- Stringente Darstellung aller Systeme über alle Endgeräte nicht immer gewährleistet
Integrierte Lösung (All-in-One)
Bei der Komplettlösung werden so viele definierte Prozesse wir möglich mit einer Software oder einem Betriebssystem abgedeckt. Dieser All-in-One-Ansatz greift häufig auf Systeme etablierter Marktführer zurück, die im Bundle viele Tools vereinen. Für serviceorientierte Unternehmen kann eine integrierte Lösung besser sein.
Vorteile:
- Digitalisiert in einem Schritt so viele Prozesse wie möglich
- Etabliertes und erprobtes System – auch für neue Mitarbeiter einfach zugänglich
- Hoher Standard bei Cybersicherheit – kontinuierliche Sicherheitsupdates
- Marktführer mit Integrationsmöglichkeiten
- Alle Funktionen und responsive Darstellung über alle Endgeräte
Nachteile:
- Teilweise höhere Lizenzkosten
- Hohe Projektkomplexität zur Implementierung
- Wenig flexibel bei neuen Features oder Schnittstellen
Integrierte Lösung flexibilisieren
Schafft ein etabliertes System Sicherheit für die Nutzer und alle Beteiligten wie die IT oder das Systemhaus, ist diese Lösung nicht ganz so flexibel, wie die Einzellösung. Agilität und Flexibilität schafft der richtige Dienstleister, denn auch eine Komplettlösung kann individualisiert werden.
Ihre Software-Landschaft zu konsolidieren, also auf einige wenige oder nur ein System zu reduzieren und „zusammenzudampfen“ hat den Vorteil, dass Ressourcen innerhalb Ihrer Organisation frei werden. Es darf nicht unterschätzt werden, was die Implementierung, aber besonders die Wartung und der Support vieler Systeme an Ressourcen und Zeit in Ihrer IT fressen.
Um IT-Projekte effizient durchzuführen und die Hürden so gering wie möglich zu halten, gibt es den Proof of Concept. Er belegt die Durchführbarkeit eines Projektes noch bevor dieses komplett ausgerollt und implementiert ist. Auch das schafft Flexibilität für die Komplettlösung.
Aus unserer IT-Erfahrung sind in den meisten Fällen etablierte Lösungen nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für Ihre Kunden die beste Lösung. Die Flexibilität einer All-in-One-Lösung schaffen individuelle Erweiterung durch einen erfahrenen Partner. Individuelle Optimierungen am System werden dann auch besser im Unternehmen akzeptiert.
Ressourcen freihalten
Wer vor der Wahl steht, sich für eine oder mehrere Softwarelösungen zu entscheiden sollte die internen IT-Ressourcen mitkalkulieren, Zeit für Wartung und Support und Akzeptanz der Belegschaft als „weiche“ Faktoren in die Entscheidung miteinbeziehen.
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