Verbindliche Terminvereinbarung mit einfachen Online-Tools

Arbeitsprozesse automatisieren und Zeit sparen

Egal, ob Patienten beim Arzt einen Kontrolltermin vereinbaren möchten oder Kundinnen einen Werkstatt-Termin für das Auto, das zum Service muss: die Terminvereinbarung ist häufig mühselig. Die Werkstatt hebt nicht ab. Beim Arzt ist ständig besetzt. Bei der Behörde landen Anrufer in der Warteschleife. Eine gute Ergänzung für Ihre Kundenkommunikation sind Online-Kalender, wie das Tool Microsoft Bookings. Wie Sie die Terminplanung für sich und die Buchung für Ihre Kunden einfach und effizient gestalten, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

Unverbindlichkeit statt klarer Antworten

Nicht nur die Erreichbarkeit macht die Terminkoordination heutzutage schwerfällig. Die Unverbindlichkeit von Aussagen scheint ein neues Massenphänomen zu sein. Spontane Aussagen, unklare Ansagen und schwammige Formulierungen torpedieren die Planung.

Beispiel: Unverbindliche Terminkoordination im Business

  • Der Kunde schreibt seinem Dienstleister eine E-Mail und frage nach einem Termin.
  • Der Dienstleister antwortet per E-Mail und fragt, wann es beim Kunden passt.
  • Der Kunde nennt ihm einen Termin, an dem er nicht kann.
  • Der Kunde nennt ihm einen zweiten Termin, an dem er nicht kann.
  • Der Kunde nennt ihm einen dritten Termin, an dem er nicht kann.
  • Nach der fünften Mail schlägt der Dienstleister dem Kunden einen Termin vor, an dem er kann.

Die Terminabstimmung zieht sich, vergeudet Zeit auf beiden Seiten. Und eigentlich möchte ich nur einen Terminvorschlag, dem ich zustimmen kann. Unverbindlichkeit hat auch Potential zu Konflikten. Kunden Dienstleister und Lieferanten profitieren von klaren Aussagen. Arbeitet Ihr Unternehmen servicezentriert, mit direktem Kundenkontakt, bietet die Online-Terminplanung eine gute Ergänzung zu Ihrer Erreichbarkeit.

Tool Bookings

Ein Online-Kalender macht Ihren Service einfacher zugänglich. Das können Arzttermine, Service-Termine oder Beratungstermine sein. Mit einem Online-Tool können Kunden selbst in Ruhe entscheiden, welchen Termin sie wahrnehmen können. Sie wiederum machen sich nur einmal Gedanken, welche Servicezeiten Sie anbieten möchten. Bookings ist ein Microsoft-Dienst, der in fast allen Microsoft-Plänen enthalten ist.

  • Kunden können mit Bookings auf Ihrer Website in wenigen Minuten einen Termin buchen.
  • Kunden bekommen eine Bestätigungsmail direkt mit einem Kalendereintrag.
  • In dieser Mail sind auch Buchungs- und Stornierungsbedingungen enthalten.

So einfach nutzen Sie Bookings

 

Terminansicht für den Kunden: Sie binden die Online-Terminplanung auf Ihrer Website ein.
Terminansicht: Sie können grundlegende Details der Termine, die Sie anbieten möchten, einstellen.
Terminansicht: Sie können grundlegende Details der Termine, die Sie anbieten möchten, einstellen.
Terminansicht: Sie können die Erinnerungsfunktion nach Ihren Wünschen für Ihre Kunden einstellen. Dort können klare Anweisungen zum Termin vermerkt werden.
Terminansicht: Sie können die Erinnerungsfunktion nach Ihren Wünschen für Ihre Kunden einstellen. Dort können klare Anweisungen zum Termin vermerkt werden.

Vorteile Online-Kalender für Ihre Kunden

Kundenzufriedenheit steigern

Eine einfache Terminvereinbarung steigert Kundenzufriedenheit. Nicht jeder Kunde greift gerne zum Telefon. Bieten Sie Ihren Kunden verschiedene Wege der Terminvereinbarung, haben Sie eine höhere Auslastung. Mit einem freundlichen und versierten Kundenservice holen Sie Kunden per Telefon ab. Ein Online-Kalender erweitert Ihre Erreichbarkeit und schafft für Kunden, die beispielsweise nach den Öffnungszeiten administrative Dinge erledigen, einen einfachen Zugang zu Ihrem Service.

Besonders wichtig ist dabei die Schnittstelle zwischen dem Tool für die Terminvereinbarung und Ihrer internen Software. Kunden, die einen Termin buchen und dann anrufen, weil sie einen Termin verschieben möchten, können genervt sein, wenn sie ständig ihr Anliegen erneut vortragen müssen. Sieht der Mitarbeiter im Service alle gebuchten Termine im CRM, bleiben keine Wünsche offen – für den Kunden nicht und auch intern für den Mitarbeiter, für den keine zusätzliche Arbeit anfällt, um doppelte Datensätze, also Doubletten zu bereinigen.

Gerne erläutern wir Ihnen, wie das für Ihre Mitarbeiter aussehen kann.

Ausfall-Zeiten verringern

Durch einfache und automatisierte Features wie die Erinnerungsfunktion, fallen Termine seltener aus. Kunden werden in angemessener Vorlaufzeit an den Termin erinnert und vergessen ihn nicht. Kunden können mit wenigen Klicks einen Termin absagen oder verschieben. Die Terminbestätigungsmail beinhaltet Kalendereintrag für jeden Kalender (z. B. iCal), Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen. Ihre Mitarbeiter im Service haben keinen Leerlauf durch Nichterscheinen. Feste Beratungszeiten und gebuchte Slots strukturieren den Tag Ihrer Service-Mitarbeiter oder Ihres Sales-Teams. Freie Slots können effizient genutzt werden.

Reporting von Peak-Zeiten und Auslastung

Sie können den Online-Kalender nach Ihren Wünschen konfigurieren und verschiedene Termin-Typen anbieten. Von der Erstberatung bis zum Support-Termin sind themenspezifische Kalender möglich. Auch können einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams effizient eingesetzt werden. So wissen Sie, welche Leistung bei welchen Mitarbeitern gefragt sind und wo Sie optimieren können – beispielswiese bei Mitarbeiterplanung und bei den Peak-Zeiten.

Tipp: Pflege von Telefonanrufen im CRM

Ist ein Termin gebucht und hat stattgefunden, lassen sich weitere Arbeitsprozesse optimieren bzw. automatisieren.

Für die Dokumentation im Kundenservice ist der direkte Zugriff auf das CRM-System wichtig. Dort müssen Telefonanrufe und Gespräche mit Kunden dokumentiert werden. Das hilft Kollegen, die an anderer Stelle mit dem Kunden zu tun haben. Beispielsweise schreibt der Kunde eine WhatsApp mit einer Frage und ruft dann an. Das CRM sollte alle Kundendaten, Anfragen und Vorgänge anzeigen – egal über welchen Kanal die Anfrage reingekommen ist.

Wer die Dokumentation von Telefonanrufen effizient gestalten möchte, automatisiert den Prozess. Mit Powerautomate erfassen Sie automatisch Telefonanrufe direkt nach dem Call. Keine Informationen gehen verloren, Ihre Mitarbeiter tragen nur noch die Besprechungsnotiz ein.

Ansicht: Automatisierte Telefonerfassung über Ihr CRM
Ansicht: Automatisierte Telefonerfassung über Ihr CRM

Bookings erfolgreich einbinden

Die Kunst ist es Bookings richtig, in alle Ihre Prozesse einzubinden – nicht einfach als loses Tool Kunden anzubieten. Nur smart eingebunden und in Prozesse mit CRM oder Teams integriert, ist das Tool sinnvoll. Lassen Sie sich von uns zum Microsoft-Dienst Booking beraten. Gerne prüfen wir mit Ihnen Ihren Microsoft-Plan und beraten Sie, wie Sie effizient einen Online-Terminkalender für Ihre Kunden auf Ihrer Website einbinden. Nutzen Sie dafür unseren Online-Kalender:

Zum Online-Termin.

Zum Kontaktformular.

 

Photo by Eric Rothermel on Unsplash