Home-Office, Homeoffice, Heimarbeit oder Remote Work sind die neuen Begriffe der aktuellen Zeit. Doch was damit gemeint ist, ist für viele nicht klar genug definiert. Deswegen möchten wir Ihnen mit diesem Beitrag helfen, die Begriffe zu verstehen und richtig anzuwenden.
Was bedeutet überhaupt Homeoffice?
Home-Office ist ein relativ neumodischer Begriff und leitet sich aus dem älteren Begriff Telearbeit ab. In der Fachliteratur wird er jüngst auch als mobiler Arbeitsplatz tituliert. Telearbeit ist ein Begriff, der erst einmal nur besagt, dass die Arbeit aus der Entfernung (Tele) geschieht. Damit soll zum Ausdruck kommen, dass die Tätigkeit an sich fern vom Geschäftssitz des Arbeitgebers vorgenommen wird. Telearbeit ist ein Begriff, den es bereits seit 1976 gibt. Ziel war es damals, die jeweilige Arbeit, wie beispielsweise die Ordner und Unterlagen aus dem Büro mit nach Hause zu nehmen.
Genau genommen wäre damit Tele-Heim-Arbeit der richtige Begriff, wenn es darum geht, dass der Arbeitnehmer seine gesamte Arbeit in seinen eigenen Räumlichkeiten erbringt. Aus Telearbeit wurde dann der englische Begriff Homeoffice. Mittlerweile wurde dieses englische Wort eingedeutscht und ist sogar in zwei gängigen Schreibweisen im Duden zu finden: Homeoffice und Home-Office.
Durch die beruflichen Veränderungen im Rahmen der COVID-19 Pandemie wurde Homeoffice sehr populär, um die Infektion am Arbeitsplatz zu unterbinden. Meine eigene Formulierung für den Begriff Homeoffice möchte ich so erklären: Wir sind zu Hause (Home) und damit in Sicherheit. Dazu haben wir Arbeit (Office). Lesen Sie dazu den Beitrag: Neue Erwartungen: Telefon und Kommunikation nach der Pandemie (Teil 1).
Grundlagen von Homeoffice
Das Home-Office stellt verschiedene Anforderungen an alle Teilnehmer. So muss die notwendige Infrastruktur für den Arbeitsplatz zur Verfügung stehen sowie auch alle anderen Aspekte eines Arbeitsplatzes umgesetzt werden. Die Teilbereiche hierbei sind der Datenschutz, die Datensicherheit, der Arbeitsschutz wie auch die versicherungstechnische Arbeitssicherheit, die sich mit den rechtlichen Bestimmungen von Deutschland decken müssen. Einen zusammenfassenden gesetzlichen Rahmen für das Home-Office gibt es nicht. Siehe hier die „Aktuelle rechtliche Situation und Verabredung im Koalitionsvertrag auf mobile Arbeit„. Um Homeoffice umsetzen zu können, erfordert es neben den oben genannten Maßnahmen auch weitere Regelwerke und besondere Vorkehrungen, um Besprechungen und auch den Informationsfluss zu gewährleisten. Lesen Sie dazu den Beitrag: Neue Erwartungen: Telefon und Kommunikation nach der Pandemie (Teil 2).
Vorteile von Homeoffice für Beschäftigte
- keine Fahrtzeit/-kilometer
- größere Kinder können betreut/beobachtet werden
- Büro steuerlich absetzbar
- weniger Ablenkung durch die Telefonate der Kollegen
Nachteile von Homeoffice für Arbeitnehmer
- Routine muss gefunden und etabliert werden
- direkter Kontakt und Austausch mit Kollegen fehlt
- Arbeit wird nach Hause genommen
- ein abschließbarer Büro-Raum muss eingerichtet werden
- Nebenkosten steigen
Vorteile von Home-Office für Arbeitgeber
- Arbeitnehmerfreundlich (steigert Attraktivität)
- Arbeitnehmer können öfter arbeiten, statt sich freinehmen zu müssen (beispielsweise wenn ein Kind betreut werden muss)
- Desk-Sharing/Homeoffice spart Miet- und Hardwarekosten
Nachteile von Home-Office für Arbeitgeber
- Kontrolle der Mitarbeiter schwerer möglich
- Rahmenbedingungen müssen bei allen Arbeitnehmern sichergestellt werden (Zugriffe, Telefonanbindung, stabile Internetverbindung, Hardware, Büro-Raum, etc.)
Notwendige Home-Office-Struktur
Viele Unternehmen bieten mittlerweile eine Homeoffice-Struktur oder ein Desk-Sharing an, um Kosten zu sparen. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil für die Unternehmen. Grundsätzlich lässt sich im Home-Office deutlich effektiver arbeiten, weil man nicht durch Telefonate der Kollegen abgelenkt wird. Jedoch muss man bei einer Homeoffice-Struktur auch einiges beachten. Der Mitarbeiter braucht Zugriff auf die für seine Arbeit relevanten Firmendaten, einen Telefonanschluss und eine gute Internetverbindung. Die letzten beiden Punkte stellen auch in einem Privathaushalt normalerweise kein Problem dar. Schwieriger wird es beim Zugriff auf Firmen- oder Kundendaten. Hier muss sichergestellt sein, dass diese nicht unverschlüsselt abrufbar sind.
Software-Lösungen für das Homeoffice
Mit den Lösungen von Pfalzcloud stellt dies kein Problem dar: Jeder Mitarbeiter kann über seinen Webbrowser und den entsprechenden Link auf alle maxIT-Dienste zugreifen – und das über eine verschlüsselte und gesicherte Verbindung zu dem entsprechenden Server. Auch die Office-Dateien, die beim Arbeiten erzeugt oder bearbeitet werden müssen, können durch den „Rights Management Service“ der maxIT ohne Sicherheitsbedenken auch von außerhalb des Büros genutzt werden. Zum Öffnen der Office-Dateien muss hier ein individuelles Passwort eingegeben werden. Hierdurch lässt sich der Zugriff auf ein Dokument auf einen individuellen Personenkreis einschränken. Auch externen Kollegen, wie z. B. Projektmanager, kann man die entsprechenden Dokumente freigeben und deren Bearbeitung einschränken.
Selbst im Bereich der Telekommunikation können Sie Aufwände einsparen. So sind zum Beispiel unternehmensinterne Telefonate mit maxTelefonie kostenfrei. Durch eine klare Trennung zwischen Firmenanschluss und Privatanschluss fällt auch der Berechnungs- und Erfassungsaufwand weg und man muss nicht die Telefonate nach Firma und Privat auftrennen. Die Telefonie von Zuhause erfolgt ebenfalls über die geschäftliche Rufnummer, sodass der Anrufer für Kunden und Kollegen klar identifizierbar ist. Weiterleitungen manuell einschalten gehört dem vergangenen Jahrhundert an. Mit maxIT können Sie von überall Ihre Kunden anrufen, ohne dass diese merken, dass Sie sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz im Geschäftsgebäude befinden.
Auch die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern zuhause und im Büro wird durch eine Statusanzeige in Lync verbessert. Die Kollegen sehen sofort, ob ein Mitarbeiter, der gerade im Homeoffice ist, verfügbar ist oder telefoniert. Dadurch lassen sich Telefonkosten reduzieren, da keine Anrufe auf eine Sprachbox oder einen Anrufbeantworter weitergeleitet werden. Im Unified-Messaging Paket zu maxTelefonie gibt es auch einige Funktionen, die über eine normale Telefonanlage hinaus gehen. So haben Sie die Möglichkeit, maxTelefonie wie einen Instant Messenger zu verwenden und mit Ihren Kollegen zu chatten. Auch ein Desktop-Sharing ist darin enthalten und ermöglicht die unkomplizierte Zusammenarbeit an Dokumenten mit Mitarbeitern im Homeoffice.
Wenn Sie sich eine der folgenden Fragen stellen und gerne die Antwort hätten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wir helfen Ihnen!
- Welche Software braucht es, um Home-Office im Unternehmen umzusetzen?
- Welche technischen und organisatorischen Trainings für Mitarbeiter müssen stattfinden, um alle abzuholen?
- Welche vertraglichen Punkte müssen geklärt werden?
- Sicheres Arbeiten und trotzdem zuhause sein?
Neugierig? Lassen Sie sich von unseren Experten beraten. Nutzen Sie dafür einfach WhatsApp und schreiben Sie uns. Kontakt zu uns via WhatsApp
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