Microsoft Teams Fahrplan zur Einführung

Einführung von Microsoft Teams im Unternehmen? Vielen Sagen ist doch ganz Einfach! Microsoft ist ist in Office 365 im Standard schon aktiviert aber die Einführung ist damit noch lange nicht gemacht.

Sicherlich ist der Start am PC bei den Anwendern nicht das Problem, sondern die Nutzung das damit verbundene Durcheinander.

 

Immer mehr Unternehmen wollen die moderne Kommunikationslösung von Microsoft verwenden:

Viele kennen den Austausch in Chat-, Telefonie und Online-Konferenzlösungen bereits von WhatsApp, Facebook und Facetime und dann liegt es nahe diese Vorteile auch direkt im eigenen Unternehmen zu nutzen. Wenn möglich vollintegriert in die Office Welt!
Der Einsatz von Microsoft Teams verändert die gewohnte Routine am Arbeitsplatz und die Art der Zusammenarbeit und ist nur zum Teil mit der privaten Nutzung zu vergleichen!

Und genau hier gilt es zu starten, denn nicht alle Mitarbeitergenerationen sind mit WhatsApp und den anderen Applikationen vertraut.

Ich stelle in dies Beitrag die aus meiner Sicht wichtigsten Punkte vor, die es bei der Microsoft Teams Einführung zu beachten gibt.

 

1. Geschäftsleitung mit ins Boot holen

Zusammenarbeit kann nur erfolgreich werden, wenn alle im Unternehmen mit dabei sind, besprechen Sie also die Vorteile und Nachteil von Microsoft Teams im Unternehmen zusammen mit der Geschäftsleitung.

 

2. Microsoft Teams für die Mitarbeiter deaktivieren

„Zuviele Köche verderben den Brei!“ ist ein altes Sprichwort und genau das gilt auch hier. Es ist ein Projekt für Ihr Unternehmen – besser gesagt ein Investment für die Digitale Zukunft in Ihrem Unternehmen. Durcheinander hilft nicht und der erste Kontakt mit der neuen Lösung sollte positiv ausfallen.

 

3. Pilot Test mit 5 Personen

In einem 30-Tage Test probieren Sie in der Test-Gruppe die Art der Kommunikation und der Zusammenarbeit aus.

Unsere Empfehlung für den Test:

  • Projektmanager
  • Geschäftsführer oder ein Mitglied der oberen Führung des Unternehmens
  • IT-Administrator
  • Entscheider aus den Fachbereichen z.B. Assistenz der Geschäftsführung

Der Test sollte alle Funktionen von Teams zumindest beinhalten, d.h.

  • Onlinemeeting und Konferenzen,
  • Chat und Zusammenarbeit,
  • Telefonie und Organisation

Einen Testplan aus unserer Erfahrung können Sie gerne anfordern!

 

Zum Abschluss des Tests wird eine Entscheidung vom Projektteam über die Teams Einführung getroffen.

 

4. Champions

Champions sind Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen die Microsoft Teams und die neue Arbeitsweise aktiv ins Unternehmen treiben sollen.
Die Auswahl derselben ist leider nicht immer leicht – zumal Sie wenn möglich nicht nur aus der jüngsten Generation rekrutiert werden sollten.

Den Champions empfehle ich eine Schulung zu den Möglichkeiten von Ihnen im Unternehmen z.B. unter Zuhilfenahme von der App „Hilfe“

App Hilfe von Teams

 

 

5. Klein Anfangen

Fangen Sie nicht zu groß an, sondern nutzen Sie ersteinmal die Basisfunktionen Ihre Microsoft Office Business Plans!

Konzentrieren Sie sich erst auf die Applikationen von MIcrosoft Office wie Word, Excel, Powerpoint, Outlook in Verbindung mit Teams.

 

Apps in teams

 

Nutzen Sie auf keinen Fall Home oder Private „Pläne“ von Microsoft, diese haben den Nachteil, dass der Upgrade nicht möglich ist.

 

6. Teamsgovernance

Teams also Arbeitsgruppen in Microsoft Teams sollten zusammen mit der IT definiert und die Rechte für die Erstellung auf Aufnahme von Teilnehmer mit der delegiert werden.
Besonders zu beachten ist hierbei wer Besitzer ist und neue Mitglieder hinzufügen kann und ob der externe Zugriff für Gäste erlaubt werden soll.
Teams Besitzer

 

7. Spielregeln festlegen

Spielregeln müssen definiert werden. Das ist besonders wichtig, wenn viele verschiedene Alterklassen und IT-Affinitäten zusammenarbeiten.

Z.B. ist zu defineren wie über die verschieden Kanäle kommuniziert wird, sonst entsteht schnell ein Chat zwischen zwei Teilnehmern auf einem Unternehmenkanal und alle lesen mit!

Meine Empfehlung:

  • Direkte Kommunikation wie z.B. kurz Zeit? Mittagessen usw. nur in direkten Chats oder kleinen Gruppen
  • Der Kanal „Allgemein“ ist für Ankündigungen der Abteilung oder des Unternehmens gedacht

 

Wie geht es weiter?

Der Weg ist klar – Teams ist die zentrale Kommunikationsplattform von Microsoft Office 365 und der Beginn des Veränderungsprojekts Ihres Unternehmens.

Fragen, Ideen, Vorschläge – wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.