Homeoffice – Was ist das und ist es das Richtige für mein Unternehmen?

1. Überblick: Was ist Homeoffice?

Kurz & Knapp

  • Homeoffice = Büro in den eigenen vier Wänden
  • Im Fachjargon und insbesondere aus steuerlicher Sicht wird es das „(häusliche) Arbeitszimmer“ genannt.
  • Der Begriff wird oft „Homeoffice“ oder „Home-Office“ geschrieben und meint damit einen mit Rechner und Kommunikationstechnik ausgestatteten Arbeitsplatz in den eigenen Wohnräumen.
  • Wikipedia kennt es auch unter den Begriffen „Heimarbeit“ oder „Telearbeit“.
  • Die Arbeitsform gibt es im weitesten Sinn seit 1976 in den USA und seit 1982 in Deutschland.

Du möchtest wissen, welche Effekte Homeoffice verursachen kann? Dann findest du in Kapitel 2 alle Antworten.

 

2. Effekte von Homeoffice im Unternehmen

Kurz & Knapp

  • Produktivität – Telearbeiter sind durchschnittlich 35-40 % produktiver als ihre Bürokollegen. Studien haben eine Leistungssteigerung von mindestens 4,4% gemessen.
  • Leistung – mit stärkerer Autonomie durch Standortunabhängigkeit erzielen Mitarbeiter Ergebnisse mit 40 % weniger Qualitätsmängeln
  • Engagement – höhere Produktivität und Leistung führen zusammen zu einem stärkeren Engagement, oder anders ausgedrückt: zu 41 % weniger Fehlzeiten.
  • Bindung – 54 % der Mitarbeiter geben an, dass sie ihren Arbeitsplatz zu einem anderen wechseln würden, der ihnen mehr Flexibilität bietet.
  • Rentabilität – Unternehmen sparen durchschnittlich 11.000 USD pro Jahr pro Teilzeit-Telearbeiter, was einer 21% höheren Rentabilität entspricht.

Die Fähigkeit, Benutzern Anwendungen und Daten sicher bereitzustellen, wird für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern an entfernten Standorten, die sowohl intern als auch mit externen Partnern zusammenarbeiten müssen, zu einer Herausforderung.

 

2.1 Vorteile für Arbeitgeber

Wenn Arbeitnehmer nicht täglich zu einem Büro pendeln müssen, erhöhen sie ihre verfügbare Arbeitszeit, um effektiver zu sein und mehr Arbeit zu leisten. Remote-Mitarbeiter können auch die Arbeitsmoral mit einer besseren Work-Life-Balance steigern. Und Mitarbeiter, die reisen, können sicher und einfach auf Dateien zugreifen, um eine bessere Zusammenarbeit und effizientere Arbeitsabläufe und Genehmigungen zu ermöglichen.

Es wurde beobachtet, dass Mitarbeiter, die die Möglichkeit haben, aus der Ferne zu arbeiten, ein erneuertes Engagement für ihren Job und den Drang haben, ihre Ziele zu übertreffen. Die Flexibilität, bequem von zu Hause oder von einer warmen Außenumgebung wie einem Café aus zu arbeiten, schafft eine neue Leidenschaft für die Leistung. Dies erhöht die Gesamtproduktivität der gesamten Belegschaft und kommt der Organisation zugute. Die wahrgenommene potenzielle Steigerung der Mitarbeiterproduktivität wurde von bis zu 65 % der Vollzeitbeschäftigten bestätigt. Darüber hinaus können Mitarbeiter, die sich mehr für ihre Berufserfahrung einsetzen, bis zu 41% weniger Fehlzeiten haben.

Es ist auch bekannt, dass die Bereitstellung von Flexibilität durch Remote-Arbeit die Bindung erhöht. Unternehmen, die Remote-Arbeitsvereinbarungen anbieten, berichten von einer Verringerung der Mitarbeiterfluktuation von bis zu 12%. Die Mitarbeiter haben auch angegeben, dass sie mit größerer Wahrscheinlichkeit die Position wechseln würden, wenn eine ähnliche Position mit flexibler Remote-Arbeit angeboten wird.

All diese Vorteile summieren sich zu einer besseren Leistung, Produktivität und Mitarbeiterbindung, was einer höheren Rentabilität für den Kunden gleichkommt. Mitarbeiter, die nicht mehr pendeln oder reisen, ermöglichen dem Unternehmen, Kosten zu sparen. Darüber hinaus bietet die Verwendung von Best Practices für sichere Remote-Arbeit mehr Sicherheit und Schutz des Unternehmensvermögens“, sowohl physisch als auch intellektuell wird das Unternehmenseigentum geschützt.

Unternehmen haben bei Heimarbeit aber auch noch andere Vorteile, wie z.B. den Vorteil weniger Büroflächen zur Verfügung halten zu müssen. Ebenso kommt hinzu, dass Arbeit- und Auftraggeber die Kompetenzen ihrer Arbeitnehmer nun auch nutzen können, wenn es aus privaten Gründen normalerweise nicht ginge – wie z.B. bei der Kinderbetreuung oder der Pflege Angehöriger.

Basierend auf vielen statistischen Analysen wird Remote-Arbeit mit und ohne Corona in absehbarer Zeit nicht wegzudenken sein. Darüber hinaus sollten Unternehmen der „Remote-Work-Revolution“ als Strategie zur Verbesserung ihrer wichtigsten Ziele in diesem neuen Jahrzehnt Priorität einräumen.

Du interessierst dich für die Probleme? Dann lies auch das 3. Kapitel.

 

2.2 Vorteile für Arbeitnehmer

Als Vorteile von Homeoffice nennen viele Arbeitnehmer in Umfragen die einfachere Verbindung von Beruf und Familie, freie Zeiteinteilung, bessere Möglichkeiten zur Nutzung kreativer Phasen, eingesparter Arbeitsweg, Unabhängigkeit von Witterungsbedingungen, höhere Eigenverantwortung und Motivation oder ungestörte Arbeitsmöglichkeit.

Besonders beliebt ist Homeoffice hauptsächlich bei jungen Eltern, denen so der Einstieg, bzw. Wiedereinstieg in das Berufsleben erleichtert wird.

Erwerbstätige nennen für Homeoffice oft den Wunsch nach der besseren Vereinbarung von Familie und Beruf, aber auch die Vermeidung langer Anfahrtswege zur Arbeitsstelle. Aber auch Wünsche wie einer besseren Arbeitsatmosphäre, mit besserer Konzentration oder weniger Ablenkung, da Störungen durch Kollegen ausbleiben.

Eine Besonderheit bei Homeoffice wird besonders geliebt – dass ist die Möglichkeit der  Anpassung an den eigenen Lebensrhythmus.

Studien zufolge gibt noch weitere Effekte – so wird durch den Wegfall von Fahr- und Reisezeiten mehr Freizeit möglich, welche in einer Zunahme an Sport und anderen Freizeitgestaltungen mündet. Familien geben an, die Beziehung zu ihren Kindern verbessern zu können.

 

2.3 Vorteile für die Umwelt

Homeoffice bringt besonders für die Umwelt viele Vorteile mit sich, welche sich insbesondere in Zeiten der Lockdowns sehr deutlich gezeigt haben.

Drei ökologische Vorteile zeigen Sie relativ schnell: die Zahl der berufsbedingten Autofahrten und Reisen sinkt deutlich. Das reduziert die Treibhausgasemissionen, der Energieverbrauch sinkt und es fällt weniger Papiermüll an.

Weniger Berufsverkehr

Der Verkehr hat in Deutschland einen Anteil von rund 16 Prozent an den Treibhausgasemissionen, laut einer Meldung des Deutschen Bundestags aus dem Jahr 2014. So ist relativ gut zu rechnen, dass jede Stunde, die Arbeitnehmer nicht in Flugzeugen und Autos verbringen müssen, um zur Arbeit zu kommen, die Umweltbelastung verringert.

Durch den von Pendlern reduzierten Berufsverkehr kommt es statistisch zu weniger Staus und weniger Unfällen. Das wiederum verbessert die Luftqualität durch weniger freigesetzte Umweltschadstoffe.

Laut einer Analyse der ADAC Verkehrsdatenbank, bildeten sich 2020 etwa 28 Prozent weniger Staus auf Deutschlands Autobahnen als 2019. Die Gesamtlänge (rund 679.000 Kilometer) nahm im Vergleich zu 2019 um 52 Prozent ab. Die Gesamtdauer der gemeldeten Störungen sank um knapp 51 Prozent auf 256.000 Stunden.

Das wirkt sich auch auf die Wasserqualität aus – ein Beispiel, was letztes Jahr immer wieder zu lesen war, ist Venedig. Durch weniger Verkehr war das Wasser in den Kanälen wieder klar! Das hat sogar Delfine wieder in die Lagune gelockt.

 

Weniger Energieverbrauch / weniger Konsum

Laut einer Studie des GfK ist schon länger bekannt, dass der Energieverbrauch für die Arbeitsumgebung im Büro doppelt so hoch ist wie bei einem Arbeitsplatz zu Hause.

Wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, bedeutet dies für Unternehmen, dass weniger Schreibtischplätze und Stauraum benötigt werden. Anders formuliert: Mit Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, sparen Unternehmen bei Büroflächen und damit auch beim Energieverbrauch, weil weniger Flächen geheizt, gekühlt und gewartet werden müssen. So können Unternehmen die Umwelt schützen und ihre gesellschaftliche Verantwortung besser wahrnehmen.

 

3.0 Probleme mit dem Homeoffice

 

Für den Arbeitgeber ist Homeoffice eine Sammlung von neuen Herausforderungen.

So ist der Arbeitgeber zuerst gefordert, den Schwerpunkt auf die Unterstützung im Unternehmen zu legen und mit gutem Beispiel voranzugehen. Dabei geht es darum sich nicht in Kontrollphantasien zu erschöpfen, sondern Stück für Stück die Umsetzung zu begleiten und die Mitarbeiter zu unterstützen.

 

 

Dabei geht es zuerst um das Mindset von dem Unternehmer!

Der Unternehmenslenker muss einer ergebnisorientierten Arbeit positiv gegenüberstehen und auf die tradierten Kontrollfunktionen zu Gunsten eines stärkeren Vertrauens zu seinen Mitarbeitern verzichten können.

Ein 2. Punkt auf der Agenda ist die technische Ausstattung im Homeoffice für den jeweiligen Job, bzw. die Tätigkeit. Nur über die richtige Ausstattung ist es letztendlich möglich zu arbeiten, dazu gehören neben dem  Telefon auf Laptop, Tablet und vieles mehr.

3. Zeiterfassung im Homeoffice ist gesetzlich vorgeschrieben und stellt somit einen weiteren Punkt auf der Umsetzungsliste dar, denn nur über diesen Schritt ist z.B. dann auch Urlaub möglich.

4. Spielregeln – was genau ist die Erwartungshaltung an die Mitarbeiter im Homeoffice, wann und wie wird kommuniziert, zu welchen Zeiten besteht Anwesenheitspflicht und wie soll diese stattfinden?

5. Wie stellen Sie die erforderlichen Informationen für den Job an den Mitarbeiter zur Verfügung? Welche Informationen oder Prozesse müssen umgestellt werden um digital zu arbeiten? Beispiel hierfür ist die Digitalisierung von Papierprozessen für die z.B. Rechnungsprüfung, Wareneingang, Interner Bedarf, Spesenabrechnung.

6. Wie organisieren Sie die Arbeit? Insbesondere zwischen Mitarbeitern, welche z.B. im Homeoffice oder Unternehmen sitzen und sich treffen? Wie funktionieren die Absprachen und die Aufgaben- und Auftragsverwaltung? Wie funktioniert die Kundenberatung durch Ihr Unternehmen über die modernen Systeme?

7. Sicherheit – Wie sorgen Sie durchgängig für höchste Sicherheit, insbesondere im Homeoffice oder auch beim Transfer von Informationen?

8. Datenschutz – wie sorgen Sie durchgängig für den Datenschutz, insbesondere im Homeoffice oder auch beim Transfer?

9. Schulung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice – ob für die ISO-Zertifizierung oder auch „nur“ für die neue Warenwirtschaft, wie gestalten Sie das praktisch und wie sorgen Sie für den Nachweis, nach dem Motto „Wer hat an der Schulung teilgenommen?“.

10.Personalentwicklung und Gespräche – was ist nötig, um digital die Gespräche zu führen? Wie verhindern Sie Störungen und wie etablieren Sie einen Personalentwicklungsplan und verfolgen die Einhaltung?

 

11. Mitarbeiterschutz im Rahmen von Arbeitssicherheit und Isolation – absolut wichtig in Zeiten von COVID und nicht wegzudenken. Aber wie finde ich heraus, wie es um meine Mitarbeiter steht? Oft erfolgt die Kommunikation telefonisch oder via Mail – wie finden Sie heraus, wo Probleme entstehen können?

12. Veranstaltung intern und extern – kann es sie noch geben und welche sollte es mindestens geben?

 

Die nächste Schritte Checkliste für das Homeoffice

Du hast nun viel gelesen und gesehen. Kennst die Vor- und Nachteile von Homeoffice und siehst die vielen Aufgaben die auf dich zukommen!

Keine Angst – es kann ja nichts schiefgehen und damit bei nichts schiefgeht, haben wir die wichtigsten Infos in einer Checkliste zusammengefasst. So hast du alle Tipps auf einen Blick und kannst für Stück weitermachen.

Finde heraus ob Homeoffice finanziell helfen kann und lade dir den Kostenrechner herunter .

✅ Erstelle eine Liste der Dinge die du schon immer tun wolltest, welcher aber für dich mit einem klassischen 9-5 Job mit Anreise nicht möglich sind.

✅ Stelle dir die Frage wo du schon in 5 Jahren sein willst

✅ Sei geduldig — auch wenn schnelle Ergebnisse keine Seltenheit darstellen. Es kann etwas dauern, bis sich die ersten Ergebniss einstellen.

Wir wünschen dir viel Erfolg auf deinem Weg!

 

 

Quellen:

Forbes

https://www.forbes.com/sites/laurelfarrer/2020/02/12/top-5-benefits-of-remote-work-for-companies/?sh=7550440116c8

Havard

https://www.hbs.edu/ris/Publication%252520Files/19-054_2ecb5287-d0bd-4aa0-b3d8-36fb44b757b4.pdf

https://globalworkplaceanalytics.com/telecommuting-statistics

Gallup https://www.gallup.com/workplace/238085/state-american-workplace-report-2017.aspx

 

Work-at-Home After Covid-19 – Our Forecast

 

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