Anrufabläufe visualisieren – Kundenzufriedenheit steigern
Die Visualisierung von Anrufabläufen ist ein unglaublich wichtiges Thema für jedes Unternehmen, insbesondere für Unternehmen im Bereich des Kundendienstes. Um Kundendienstprobleme effektiv zu beheben und sicherzustellen, dass die Kundendienstmitarbeiter den bestmöglichen Service bieten, müssen Unternehmen in der Lage sein, ihre Anrufabläufe genau zu visualisieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Kundendienstmitarbeiter die Anrufe so effizient und effektiv wie möglich bearbeiten.
Callflows visualisieren
Bei der Visualisierung von Anrufabläufen geht es im Wesentlichen darum, eine visuelle Darstellung des Anrufablaufs zu erstellen. Sie dient dazu, den gesamten Prozess eines Kundenanrufs abzubilden, vom ersten Kontakt bis zur Lösung. Dazu gehört eine visuelle Darstellung der verschiedenen Zweige und Schritte des Anrufablaufs, wie z. B. der Erstkontakt des Kunden, die Anfrage des Kunden, die Antwort des Kundendienstmitarbeiters und die Beendigung des Anrufs. Die Visualisierung von Anrufabläufen kann ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein. Sie erfordert die Erstellung eines strukturierten Flussdiagramms, das die Reise des Kunden genau abbildet, um den bestmöglichen Service zu bieten.
Tools zur Visualisierung
Für die Visualisierung eines Anrufablaufs können verschiedene Tools verwendet werden. PowerPoint, Vision und sogar Word können bis zu einem gewissen Grad verwendet werden, aber wir empfehlen dringend die Verwendung eines Tools, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. Die Abbildung zeigt ein Beispiel einer Visualisierung mit PowerPoint.
Vorteil der Visualisierung mit Microsoft PowerPoint
- Die Visualisierung eines Callflows bzw. eines Anrufablaufs im Kundenservice geht mit jedem Telefonsystem ob Microsoft Teams oder sonstigen Anlagen
Nachteile der Visualisierung mit Microsoft PowerPoint
- Die Visualisierung eines Callflows bzw. eines Anrufablaufs im Kundenservice ist so sehr zeitaufwändig.
- Sie müssen den Anruf aufnehmen und dann mit der Stoppuhr die einzelnen Schritte von Anrufannahme bis zur Lösung durchgehen.
- Wenig effizient, besonders für den Test, ob das System auch richtig eingestellt ist.
- Jede Änderung muss dann wieder ins System übertragen werden und erneut gemessen und dann visualisert werden.
Callflow-Designer: Software zur Visualisierung von Anrufabläufen
Ein Callflow-Designer auch ein „Anrufablauf-Designer“ ist das ideale Werkzeug für die Visualisierung eines Anrufablaufs. Was ist also ein Anrufablauf-Designer? Es handelt sich um ein spezielles Softwareprogramm, mit dem Sie eine grafische Darstellung des Anrufflusses durch ein System erstellen können. Dies kann von Vorteil sein, wenn es darum geht, die verschiedenen Schritte zu verstehen, die ein Anruf durchlaufen kann und wie sie miteinander interagieren.
Probleme zuordnen
Dieser visualisierte Fahrplan durch einen Anruf ist bei der Fehlersuche äußerst hilfreich. So können Sie mögliche Probleme schnell erkennen und sehen, wie die verschiedenen Aspekte des Systems miteinander interagieren. Dadurch wird es auch einfacher Bereiche zu erkennen, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können.
Engpässe erkennen
Ein wichtiger Aspekt eines Anrufablauf-Designers ist seine Fähigkeit, einen Überblick über das System zu geben. Sie können schnell erkennen, wie der Anruffluss funktioniert und wo die möglichen Engpässe liegen könnten. Dies ist vor allem bei größeren Systemen hilfreich, da Sie so erkennen können, wo Probleme auftreten können.
Anrufablauf erstellen
Bei der Erstellung eines Anrufablaufs ist es wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen und alle Schritte durchgehen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Anrufablauf korrekt und auf dem neuesten Stand ist. Wenn Sie einen Anrufablauf-Designer verwenden, können Sie außerdem die eingebauten Werkzeuge nutzen, um Probleme, die behoben werden müssen, schnell zu erkennen. Anrufablauf-Planer werden immer beliebter, und das aus gutem Grund. Sie sind ein unschätzbares Werkzeug, wenn es um das Verständnis und die Fehlerbehebung von Anrufabläufen geht. Wenn Sie also einen Anrufablauf visualisieren möchten, dann ist ein Anrufablauf-Designer die richtige Wahl.
Aufwand reduzieren durch Automatisierung
Ein Anrufablauf-Designer ist ein Tool, mit dem sich schnell und einfach eine visuelle Darstellung eines Anrufablaufs erstellen lässt. Ein Anrufablauf-Designer ist ein leistungsfähiges Tool, das Unternehmen dabei helfen kann, ihre Kundendienst-Anrufabläufe schnell und präzise darzustellen. Diese Tools bieten dem Benutzer eine einfach zu bedienende Oberfläche, mit der er seinen Anrufablauf grafisch gestalten kann. Auf diese Weise können die Unternehmen ihren Anrufablauf leicht einsehen und die erforderlichen Änderungen vornehmen.
Das Tool bietet Supervisoren auch eine breite Palette von Optionen zur Anpassung des Anrufablaufs, wie z. B. das Hinzufügen zusätzlicher Zweige, das Hinzufügen von Textfeldern und vieles mehr. Durch den Einsatz eines Anrufablaufdesigners können Unternehmen Zeit sparen, den Kundenservice verbessern und sicherstellen, dass ihre Kundendienstmitarbeiter den bestmöglichen Service bieten. Dies macht ihn zum perfekten Werkzeug für jedes Unternehmen, das sicherstellen möchte, dass seine Kundendienstmitarbeiter den bestmöglichen Service bieten. Lesen Sie hier mehr zu den Rollen im Service Center: Unterschiede zwischen Administratoren, Supervisoren und Agenten im Callcenter.
Prozesse optimieren, aber wo anfangen?
Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Hilfe einfacher, digitaler Tools Ihre Arbeitsprozesse optimieren und den Service für Ihre Kunden verbessern. Möchten Sie mehr zu Anrufablauf-Designer erfahren, erreichen Sie uns telefonisch oder vereinbaren unverbindlich eine Beratung. Und natürlich sind wir auch über WhatsApp zu erreichen.
Foto von Kelly Sikkema auf Unsplash
