Microsoft Teams als Telefonanlage: Einstellungen, die die Arbeit erleichtern
Die Einführung von Microsoft Teams als Telefon ist eine großartige Gelegenheit die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Wichtig ist es bei der Umstellung alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die davon betroffen sind mit ins Boot zu holen, in diesem Fall die Telefonzentrale oder auch den Kundenservice. Hier laufen alle Anrufe zusammen und werden verwaltet. Im ersten Teil dieses Artikels haben wir die Einstellungen in Microsoft Teams zum Durchstellen und für Kurzwahlen angesehen. Lesen Sie den ersten Teil hier: Microsoft Teams als Telefon: Anleitung zum Durchstellen und für Kurzwahlen. Im zweiten Zeil des Artikel werfen wir wieder einen Blick auf Hürden, die auf Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Telefonzentrale zukommen könnten, wenn diese anfangs mit Microsoft Teams arbeiten. Natürlich mit praktischen Tipps von der Pfalzcloud, diese Probleme zu beheben.
Problemstellung bei Microsoft Teams als Telefon: Kalender vor dem Durchstellen prüfen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Empfang oder in der Telefonzentrale möchten vor dem Durchstellen des Telefonats den Kalender prüfen von der Person, an die sie weiterleiten wollen. In Teams sieht das so aus:
Sie nehmen den Anruf in Teams an.
Sie stellen einen Anruf über die drei Punkte (…) in der rechten oberen Ecke durch. Klicken Sie auf „Durchstellen“.
Zum Durchstellen tippen Sie die ersten Buchstaben vom Namen ein, an den sich weiterleiten wollen. Teams lädt dann die Kontakte, die mit den Buchstaben übereinstimmen.
Haben Sie in Teams den richtigen Ansprechpartner gefunden, klicken Sie auf „Durchstellen“.
Sind Sie an dieser Stelle, wissen Sie aber nicht, ob die Person „frei“ ist. Der Status im roten Kreis zeigt einfach nur „rot“ an, was alles heißen kann. Der Mitarbeiter kann im Termin sein, kann außer Haus sein oder einfach nur einen Termin geblockt haben, trotzdem am Platz sitzen. Die Telefonzentrale kann nicht in den Kalender der Person sehen.
Mein erster Tipp: Schnellverknüpfung in Outlook anlegen
Um Einblick in den Kalender zu ermöglichen, legen Sie am Arbeitsplatz der Zentrale die Schnellverknüpfungen zu Outlook an und fügen alle Kalender hinzu. So können die Mitarbeiter der Telefonzentrale bei Rückfragen des Kunden am Telefon einfach ihr Outlook öffnen, den passenden Kalender auswählen und sehen, ob die Person im Haus, am Platz oder in einem Meeting ist.
Leichter geht das Anzeigen von Kalendern für die Telefonzentrale natürlich mit dafür gebauten Lösungen wie z.B. mit direktem Link in den Kalender über Teams. Diese Erweiterung ist eine programmierte Lösung in Teams. Sprechen Sie uns dazu gerne an.
Problemstellung bei Microsoft Teams als Telefon: Rückrufbitte
Ist der Mitarbeiter nicht am Platz oder nicht zu erreichen, bietet die Telefonzentrale dem Kunden am Telefon einen Rückruf an. Dem Mitarbeiter, der telefonisch nicht erreicht wurde wird dann intern mitgeteilt, dass ein Kunde einen Rückruf erwartet. Der Mitarbeiter an der Zentrale erstellt dafür eine Aufgabe oder schreibt eine E-Mail.
Mein zweiter Tipp: Copy & Paste der Nummer für schnelle E-Mail
Im Anrufverlauf sehen Sie den letzten Anruf. Nutzen Sie Copy & Paste, um die Telefonnummer in eine E-Mail zu kopieren und der Person schnell eine Rückrufbitte zu hinterlassen.
Leichter geht es natürlich mit dafür gebauten Lösungen wie z.B. einer Rückrufbitte direkt aus Teams.
Mit diesem beiden Tipps für die Verknüpfung der Kalender in Teams und dem Rückruf-Formular aus Teams können Mitarbeiter am Empfang oder in der Telefonzentrale schneller, effizienter und besonders kundenfreundlich arbeiten. Microsoft Teams als Telefonanlage ist ein leistungsstarkes Tool, um Kundenzufriedenheit zu steigern. Lesen Sie zum Thema auch den ausführlichen Beitrag zum Durchstellen in Teams. Oder den ausführlichen Beitrag, welche Lösungen es gibt, wenn Sie verpasste Teams-Anrufe haben, die sie nicht zurückrufen können, weil die Nummer nicht automatisch angezeigt wird.
Teams als Telefonanlage einführen mit Proof of Concept
Möchten Sie Ihre Telefonanlage auf Teams umstellen oder benötigen Unterstützung bei der Einstellung bei Teams beraten Sie unsere Teams-Experten mit maßgeschneiderten Lösungen für einen reibungslosen Telefonbetrieb. Bevor wir ein IT-Projekte, wie die Einführung einer neuen Kommunikationslösung wie Microsoft Teams umsetzen, starten wir mit dem Proof of Concept. Das ist eine Art Probelauf für Ihr IT-Projekt. Lesen Sie hier mehr zum Proof of Concept und wie Pfalzcloud Sie unterstützen kann.
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Foto von Dimitri Karastelev auf Unsplash
