Checkliste für Störungen bei der Telefonanlage mit Teams

„Wir sind nicht erreichbar!“ Im Autohaus stehen die Telefone still. Es scheint als hätte die Technik eine Störung. Was das für die Niederlassung einer großen Automarke bedeutet, lesen Sie im vorherigen Beitrag: So verpassen Autohäuser keinen Umsatz – die optimale Erreichbarkeit. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, mit welchen Methoden Sie Störungen in der Telefonanlage auf den Grund gehen und wie Sie in Teams prüfen können, ob Ihre Telefonanlage optimal funktioniert.

Technische Fakten zur Telefonanlage 

Die Erreichbarkeit ist das A und O bei der Kundenbetreuung. Darüber werden Termine vereinbart, Fragen geklärt und Verkäufe bahnen sich an. Hier eine Fakten zum Unternehmen, bei dem ich die technische Erreichbarkeit der Telefonanlage geprüft habe:

  • Die Niederlassung befindet sich in einem Neubau an einer viel befahrenen Autobahn.
  • 40+ Mitarbeiter*innen arbeiten an dem Standort.
  • Die Belegschaft verfügt über einen Teams-Account inkl. App auf dem Firmenhandy.

Checkliste bei Störungen in der Telefonanlage 

  • Prüfen Sie den Systemstatus
    Der erste Check ist der Systemstatus bei Microsoft zu Teams. Aktuell liegen keine Störmeldungen vor. 
Teams Ansicht: Dienststatus - alle Dienste
Teams Ansicht: Dienststatus – alle Dienste
  • Prüfen Sie den Verlauf des Systemstatus
    Auch in der Vergangenheit ist nichts zu sehen.
Teams Ansicht: Dienststatus - Verlauf
Teams Ansicht: Dienststatus – Verlauf

Nach dem Check des Systems, versuche ich die jeweiligen Mitarbeiter direkt zu erreichen und mir eine genaue Fehlerbeschreibung geben zu lassen. Leider sind die Mitarbeiter keine große Hilfe, besonders technische Fragen laufen ins Leere.

Admin Center von Teams

Über „Verwendungsberichte“ zeigt das Direct Routing keine Fehler oder ungewöhnliche Aktivitäten.

Teams Ansicht: Verwendungsberichte - Direct Routing
Teams Ansicht: Verwendungsberichte – Direct Routing

Über „Benutzer“ und „Verwalten von Benutzern“ zeigt sich die Detailansicht eines einzelnen Nutzers. Dort kann die Qualität der wöchentlichen Aktivitäten eingesehen werden. Das Kreisdiagramm zeigt die Qualität der Gespräche in einer Woche nach den Parametern „gut“, „schlecht“ und „unbekannt“. Es wird die Anzahl der Besprechungen und die Anzahl der Anrufe angegeben.

Teams Ansicht: wöchentliche Qualität & Aktivität
Teams Ansicht: wöchentliche Qualität & Aktivität

Die Detailansicht gibt einen ersten Hinweis auf ein Problem bei der telefonischen Erreichbarkeit, aber nur bei einer geringen Anzahl von Anrufen. Im Bereich „Besprechungen und Anrufe“ ist der nächste Schritt ein Blick auf die Anrufe.

Teams Ansicht: Besprechungen und Anrufe - Reiter: Übersicht
Teams Ansicht: Besprechungen und Anrufe – Reiter: Übersicht
Teams Ansicht: Besprechungen und Anrufe - ausgehender Audiostream
Teams Ansicht: Besprechungen und Anrufe – Reiter: Erweitert -> ausgehender Audiostream
Teams Ansicht: Besprechungen und Anrufe - Reiter: Erweitert -> ausgehendes Netzwerk
Teams Ansicht: Besprechungen und Anrufe – Reiter: Erweitert -> ausgehendes Netzwerk

Teams macht hier in der Detailansicht einen richtig guten Job. Teams hat zwar eine schlechte Bewertung hinterlegt, jedoch kam es zu keinem Abbruch und die beiden Teilnehmer haben durchgängig miteinander telefoniert. 

Teams Gesamtstatistik

Ein Blick auf die Statistik zeigt, wie es wirklich in der Telefonanlage vom Autohaus aussieht. Liegt ein grundlegendes Problem beim Telefon, Teams oder der Technik vor?

Teams Ansicht: Tagestrend und Audiostream Monatstrend
Teams Ansicht: Tagestrend und Audiostream Monatstrend

Telefonische Erreichbarkeit optimieren

Haben Sie Probleme bei der telefonischen Erreichbarkeit Ihrer Niederlassung oder Ihres Unternehmens? Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihrer Telefonanlage oder begleiten Sie bei der Integration von Teams in die Telefonanlage.

Photo by Dimitri Karastelev on Unsplash