Professionelle E-Mail-Signatur – so räumen Sie Hürden für Ihre Kunden aus dem Weg 

In Geschäftsbeziehungen sind professionelle und fehlerfreie E-Mail-Signaturen ein Muss. Trotzdem passiert es, dass Mitarbeiter fehlerhafte oder falsche E-Mail-Signaturen im Kundenkontakt nutzen. Manchmal werden sie sogar ganz vergessen. Für den E-Mail-Empfänger wirkt das wenig professionell. Auch kann dieser den Sender der Mail womöglich gar nicht kontaktieren. Der Kunde ist genervt, der Lieferant verunsichert und eigentlich kann es doch so einfach sein, wie Sie professionelle Mails verschicken.

Fehlende Signatur – fehlende Kontaktmöglichkeit 

Im digitalen Zeitalter ersetzt die E-Mail-Signatur die klassische Visitenkarte. Egal ob fein geprägt oder mit Lack verzieht, die Papiervariante wird in Geschäftsbeziehungen beim Erstkontakt genutzt. Trotzdem kommt sie heute eher selten zum Einsatz. Was zählt ist der schnelle Kontakt, ohne technische Hürden. Was meine ich damit? Mit einem Dienstleister arbeite ich an einem wichtige IT-Projekt. Wir stehen in regelmäßigem E-Mail-Austausch. Ein Prozessschritt hat einen Bug, den ich schnellstmöglich beheben lassen möchte. Der Griff zum Telefon war einfach, die Nummer zu finden unmöglich! Keine der Mails hat ein Signatur und „Mit freundlichen Grüßen“ kann ich leider nicht anrufen. 

Wo digitale Arbeitsprozesse, Teams-Calls und papierlose Offices dominieren, darf die E-Mail-Signatur nicht fehlen. Besonders, da sie gesetzlichen Anforderungen entsprechen muss. Gesetzliche Pflichtangaben bei einer GmbH in der E-Mail-Signatur sind: 

  • Firmenname wie im Handelsregister eingetragen 
  • Rechtsform und Sitz der Gesellschaft mit postalisch landungsfähiger Anschrift
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Namen aller Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden – jeweils mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und Nachnamen 

Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (wie GmbHoderCo. KG) sind sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft notwendig. Aktiengesellschaften müssen alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen enthalten, auch muss der Vorsitzenden des Aufsichtsrats gekennzeichnet sein. 

Usability von E-Mail-Signaturen 

Sind rechtliche Anforderungen erfüllt gibt es weitere übliche Angaben – diese sind aber freiwillig

  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • Mobilfunknummer 
  • Abteilung
  • Website 
  • Unternehmenslogo

Alle Angaben in Ihrer Signatur sind Touchpoints für Ihre Kunden – zu Deutsch Kontaktpunkt. Ein Kontaktpunkt kann eine Rufnummer oder E-Mail, ein WhatsApp-Chat oder ein Fax sein. Jeder dieser Kontaktpunkte muss überwacht werden. Egal, ob das Handynummer oder Fax ist: der Aufwand darf nicht unterschätzt werden. Die Erwartung der Empfänger ist nicht nur gegenüber der Nutzerfreundlichkeit der Signatur, sondern auch den Medien gegenüber, die angeboten werden. 

Auf der einen Seite gibt es rechtliche Vorgaben, die eine E-Mail einhalten muss. Auf der anderen Seite sollte eine E-Mail-Signatur eine bestimmte Form und Formatierung folgen. 

Standard E-Mail-Signatur 

SusanneMusterfrau
Teamleiterin

MusterfrauGmbH
Musterstraße 12
12345Musterstadt
Tel: +49 1234 – 12345567
Mobil: +49 151 – 23456789

E-Mail:susanne.musterfrau@musterfrau.de
Web: www.mustermann.de

Geschäftsführung: Birgit Muster
Ust-ID. DE 123412452
Amtsgericht Musterstadt HRB 1234

Susanne Mustermann“ mit ihrer Signatur entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Nicht aber der besten Usability, also Nutzerfreundlichkeit für den Empfänger. Alle Pflichtangaben sind enthalten und auch ist die Formatierung an die Bedürfnisse der Empfänger angepasst. Leider sind die Inhalte nicht klickbar bzw. anzuwählen. Der Empfänger kann nicht einfach aus der Mail die Telefonnummer klicken oder eine Mail an die Adresse schicken. 

Machen Sie Ihre Signatur userfreundlich: In den Einstellungen Ihrer Signatur geben Sie der Mail-Adresse den Link: mailto:susanne.mustermann@mustermann.de; also mailto:“ihreEmailadresse und schon wird die Adresse als Link angezeigt. In der Telefonnummer ist es Tel:+Rufnummer“. Wenn Ihr Geschäftspartner klickt, kann er Sie direkt erreichen.

Handynummer in der E-Mail-Signatur ja oder nein? 

Ob Sie Ihre Handynummer in der Signatur oder auch auf der Visitenkarte angeben, sollten Sie überdenken. Geben Sie nur Kontaktmöglichkeiten an, die Sie auch überwachen und pflegen können. Sind Sie im Urlaub oder abwesend, muss der Kanal umgeleitet werden. Kunden, die Ihre Mobilfunknummer nutzen wundern sich sonst, wo der erwartete Rückruf bleibt, während Sie auf der Inseln die Seele baumeln lassen. 

One-Click-Kontaktmöglichkeit 

Was gestern die Visitenkarte war, ist heute die digitale E-Mail-Signatur. One Click zur Kontaktmöglichkeit. Direkt mit Klick auf die Telefonnummer, die Mail, die Website oder sogar die Instant Message in Teams mit dem Link zum Chat sind heute Möglichkeiten, die Sie Ihren Kunden zur einfachen Kontaktaufnahme ermöglichen können. Gerne beraten wir Sie zur Integration von Teams in Ihr Mail-Programm. Hier vereinbaren Sie mit One Click einen Termin mit uns oder nutzen Sie unser Kontaktformular für eine unverbindliche Beratung. 

Haben Sie Teams bereits, können Sie mit folgendem „Link“ den Chat mit Teams in Ihre Signatur einbauen: https://teams.microsoft.com/l/chat/0/0?users=“ihreChatadresseinTeams“ 

Signatur in Mails heute

SusanneMusterfrau
Teamleiterin

MusterfrauGmbH
Musterstraße 12
12345Musterstadt
Tel: +49 1234 – 12345567
Mobil: +49 151 – 23456789

E-Mail:susanne.musterfrau@musterfrau.de
Web: www.mustermann.de  

Geschäftsführung: Birgit Muster
Ust-ID. DE 123412452
Amtsgericht Musterstadt HRB 1234

Photo by Brett Jordan on Unsplash