Kostenkalkulation: Was kostet Microsoft Teams als Telefonanlage?

Der Wechsel von der klassischen Telefonanlage zur Telefonanlage mit Microsoft Teams hat viele Vorteile: die direkte Erreichbarkeit von Nebenstellen und Außendienstmitarbeitern, kostenfreie unternehmensinterne Telefonate oder einfache Um- und Weiterleitung von Anrufen. Bevor es aber an die Integration von Teams als neues Telefonsystem geht, werfen wir einen Blick auf die Kosten. Häufig werde ich nach den Investitions-, Einrichtungs- und Umstellungskosten gefragt.

Kostenstruktur bei Microsoft Teams am Beispiel einer Agentur

Nehmen wir die Stuntman-Agentur von Judith alias „Jodie“ und Karl alias „Colt“. Ihr Unternehmen ist seit vielen Jahren deutschland- und europaweit unterwegs und beschäftigt mehr als 40 Mitarbeiterinnen an zwei Standorten – in Hamburg und München. Kunden aus Film- und Fernsehredaktionen, Produktionsfirmen und branchennahen Dienstleister vertrauen der Agentur. Colt und Jodie sind mit ihrer Dienstleistung gut gefragt und daher viel am Telefon. Sie koordinieren nicht nur ihr Team, sondern auch freie Stunt-Männer und -frauen, sind Ansprechpartner für die Film-Crews und so gut wie rund um die Uhr im Einsatz. Sie wollen Teams als Telefonanlage für die optimale Erreichbarkeit einführen und stellen sich im ersten Schritt die Frage nach den Investitionskosten.

Anlagenkosten inkl. Wartung und Updates

Damit Sie mit Teams telefonieren können, brauchen Sie die richtige Microsoft Lizenz. Das Microsoft Telefonsystem für Teams lässt sich nicht einzeln buchen, sondern erfordert einen Hauptvertrag für den jeweiligen Mitarbeiter. Wichtig ist die Erweiterung „Microsoft Teams Telefon Standard“. Das Add-On Microsoft Teams Telefon Standard gibt es ab 7 EUR pro Nutzer und Monat und kann zu einem Plan (Business oder Enterprise) dazu gebucht werden.

Microsoft 365-Pakate nach Bedarf

Microsoft bietet eine Vielzahl an möglichen Tarifen und Plänen (= Verträge) für kleine und große Unternehmen an. So finden auch kleine Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern preiswerte Alternativen – wie die Microsoft 365 Business Pakete. Lesen Sie hier, wie sich die unterschiedlichen Pläne von Microsoft (E=Enterprise) und deren Kosten für Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zusammensetzen.

Wie berechnen sich die Kosten für Teams als Telefonanalage – schrittweise erklärt 

  1. Schritt: Microsoft Bedarfsanalyse

Die Tarife und Pakete von Microsoft unterscheiden sich stark und lassen sich nicht pauschal für jedes Unternehmen einfach nach Größe anwenden. Um die bestmögliche Nutzung zu gewährleisten, sind wir bei der Stunt-Agentur schrittweise vorgegangen: Was sind die minimalsten Anforderungen des Unternehmens? Colt zählt einfach auf, was das Unternehmen braucht: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams werden mindestens benötigt. Nach einem Blick auf die Vergleichstabelle entscheiden sich Jodie und Colt für das Microsoft 365 Business Basis.
Tabelle: Kosten der Lizenz mit der Telefonanlage von Teams

Tarif Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Premium Office 365 E3 Office 365 E5 Microsoft 365 E3 Microsoft 365 E5
Preis 4,20 € 10,50 € 16,90 € 19,70 € 34,40 € 31,50 € 53,70 €
Telefonsystem 7,00  € 7,00 € 7,00 € 7,00 € 0,00 € 7,00 € 0,00 €
Gesamtkosten 11,20 € 17,50 € 23,90 € 26,70 € 34,40 € 38,50 € 53,70 €

Pro-Tipp: In den E5-Plänen ist die Lizenz der Telefonanalage von Teams schon enthalten und muss nicht noch einmal getrennt dazu gebucht werden.
Beispiel-Rechnung: Was kostet das Paket für die Agentur?
Microsoft 365 Business Basic für 11,20 € pro Mitarbeiter und Nebenstelle
40 Mitarbeiter x 11,20 € = 448 Euro pro Monat

  1. Schritt: Anschluss und Rufnummern

Um einen Telefonanschluss in Deutschland anbieten zu dürfen, müssen Unternehmen offiziell als Telefonanbieter gelistet sein. Die jeweiligen Kriterien sind durch die Bundesnetzagentur definiert. Es gibt nur ein gute Handvoll an Telefongesellschaften in Deutschland. Nicht jedes dieser Unternehmen beherrscht jedoch den Anlagen-Anschluss in Teams oder hat eine Partnerschaft mit Microsoft. Pfalzcloud unterstützt Kunden bereits bei der Planung für eine reibungslose Integration von Telefonanlage an Microsoft Teams.
Zurück zu unserer Beispielfirma. Die Agentur braucht jeweils für die Vorwahl 040 und 089 einen Nummernblock für die Erreichbarkeit der Standorte in Hamburg und in München. Aber Achtung: Die Buchung eines Rufnummernblock muss sich immer auf eine offizielle Firmenadresse beziehen. Für den Kunden wird je Standort ein Rufnummernblock von jeweils 100 Nummern – auch Anlagenschluss genannt – registriert.
Beispiel-Rechnung: Was kostet die Registrierung der Rufnummern?
Je Standort mit Anlagenanschluss mit jeweils einem 100ter-Nummernblock entstehen Kosten ab circa 30 EUR pro Monat.

  1. Schritt: Nutzung der Rufnummern

Im nächsten Schritt frage ich nach der Anzahl der benötigten gleichzeitigen Verbindungen in das Mobil- und Festnetz. Die Agentur hat ein hohes Telefonaufkommen in beiden Standorten: In München sprechen die Service-Mitarbeiter viel, in Hamburg telefonieren die Vertriebsmitarbeiter dauerhaft. Wie viele Kanäle müssen also pro Standort gebucht werden?
Beispiel-Rechnung:
Wir empfehlen 16 Kanäle für 40 Mitarbeiter, d. h. 16 gleichzeitige Verbindungen in das Fest- und Mobilfunknetz. Soll das einmal zu wenig oder zu viel sein, können die Kanäle bedarfsgerecht im Paket angepasst werden.

  1. Schritt: Versteckte Kosten?

Colt stellt sich die Fragen nach den Kosten der internen Gespräche. „Wir telefonieren so viel nach Extern, aber intern ist es auch nicht besser. Kommen da versteckte Kosten auf uns zu?“ Nein, da Teams für beide Standorte als Telefonanlage „zuständig“ ist, entfallen Kosten für interne Verbindungen. Lesen Sie hier, wie das interne Routing in Teams funktioniert.

  1. Schritt: Minuten-Preise, Minuten-Paket, Flatrate

Der letzte Schritt ist die Analyse der Kosten für Verbindungen ins Mobil- oder Festnetz. Dabei kann erst die Durchsicht der letzten Telefonrechnungen sinnvoll bewerten, ob Minuten-Preise, ein Minuten-Paket oder eine Flatrate Sinn machen. Da die Fixkosten möglichst gering gehalten werden sollen, entscheiden wir uns für ein Minuten-Paket, das in beiden Standorten genutzt werden kann.

Teams als Telefonanlage nutzen

Gerne unterstützen wir Sie bei der Kalkulation der Investitionskosten individuell für Ihr Unternehmen. Haben Sie z. B. mehrere Standorte und wissen nicht, wie Sie Rufnummern optimal zusammenführen können? Benötigen Sie eine Bedarfsanalyse Ihres Telefonaufkommens oder stellen sich die Fragen nach den Paket-Preisen für die Telefonanlage mit Microsoft? Dann beraten wir Sie gerne, buchen Sie hier Ihren Termin.

Photo by Amol Tyagi on Unsplash