Zehn Vertriebsmitarbeiter an verschiedenen Standorten

Unser Kunde mit Sitz in München liefert seine Dienstleistungen und Service für seine Produkte nach ganz Deutschland.

Zehn Vertriebsmitarbeiter in Zweigstellen und im HomeOffice bedienen dabei den deutschen Markt und generieren Aufträge für den Hauptstandort in München.

 

Vor dem modernen Arbeitsplatz:

Die Firma Contoso hat zehn Mitarbeiter im Außendienst die in ganz Deutschland verteilt arbeiten.

Alle Vertriebsmitarbeiter sind mit dem Handy ausgestattet und nehmen darüber alle Ihre Geschäftsanrufe entgegen.

Soweit so gut – doch immer wieder kommt es zu Schwierigkeiten.

Bei einem Anruf in der Zentrale wird meist direkt an den Vertriebsmitarbeiter durchgestellt, dieser ist jedoch gerade nicht erreichbar, und so landet der Anruf direkt auf der Mailbox und der Interessent hinterlässt keine Nachricht und der Anruf geht verloren.

Auch der Hinweis nochmalig anzurufen kommt meist nicht gut an, da die Kunden sofort eine Aussage wollen, ob eine gewünschte Konfiguration geliefert werden kann.

Noch schlimmer wird es in den Urlaubszeiten für das Vertriebsteam. Es werden einfach Umleitungen geschaltet – jedoch kann nur ein Kollege den anderen vertreten, da die Handyumleitung nur auf eine Nummer funktioniert (rein technisch).

Je nach Mobilfunkempfang wurde das jeweilige beste Netz ausgewählt – mit unterschiedlichen Vertrags- und Kündigungsterminen und Tarifen. Aber keiner der Mitarbeiter kann sich die zehn Handynummern merken – es entstehen Kosten für Anrufe zwischen der Hauptvertretung und den Vertriebsmitarbeiter, in dem Versuch sich abzustimmen.

Video und Zusammenarbeit sind aus der Not geboren und so verwendet jeder das, was er gerade nutzen kann – von Skype, Zoom, bis hin zu Google Drive.
Dateien, Kundendaten und Angebote liegen verstreut – keiner hat mehr den Überblick.

Die Mitarbeiter fluchen über die Menge der Emails, mit der Angebote und Änderungen verteilt werden.

Das kann so nicht weitergehen!

Anforderungen

Geschäftsanforderungen

Keine zusätzlichen Telefonkosten, da alles in eine einzelne Plattform konsolidiert wird

Digitale Prozesse

Den Geschäftsprozess digitalisieren um ihn schneller und effizienter zu machen

Vertragsanforderungen

Kosten- und Vertragstransparenz durch ein System und einen Anbieter

Geschäftsanforderungen

Keine zusätzlichen Telefonkosten, da alles in eine einzelne Plattform konsolidiert wird

Digitale Prozesse

Den Geschäftsprozess digitalisieren um ihn schneller und effizienter zu machen

Vertragsanforderungen

Kosten- und Vertragstransparenz durch ein System und einen Anbieter

Geschäftsanforderungen

Keine zusätzlichen Telefonkosten, da alles in eine einzelne Plattform konsolidiert wird

Digitale Prozesse

Den Geschäftsprozess digitalisieren um ihn schneller und effizienter zu machen

Vertragsanforderungen

Kosten- und Vertragstransparenz durch ein System und einen Anbieter

Mit dem Modernen Arbeitsplatz

Die zehn, mit Neukunden betrauten, Mitarbeiter wurden mit dem professionellen System auf Basis von Microsoft Teams und Skype for Business ausgestattet und haben nun eigene Rufnummern im gleichen Rufnummernbereich, wie die Hauptzentrale in Rheinzabern.

Auch auf den Visitenkarten wird nur noch die Firmendurchwahl genannt. Bei Anrufen in der Zentrale in Rheinzabern kann nun direkt mit dem Vertrieb verbunden werden und nach maximal 15 Sekunden ist einer der zehn Vertriebsmitarbeiter persönlich für den Kunden zu sprechen.

Dabei erkennt das System automatisch wer verfügbar ist oder in Urlaub.

Auch bei Autofahrten ist der jeweilige Mitarbeiter unter seiner Durchwahl erreichbar, da er eine fallweise Weiterleitung auf sein Mobiltelefon einrichten kann. Die Lösung ist sogar so intelligent, dass sie auch bei ungeplanten Abwesenheiten, wie z.B. Krankheit immer an mehrere Kollegen weiterleitet.

Dabei sieht der Kollege immer für wen der Anruf ursprünglich war und wer am Telefon ist. Kunden freuen sich über eine persönliche Begrüßung und schnelle Information auch über mögliche Termine.

Komplimente kommen von Kunden über die neue Videoberatung, welche insbesondere beim Erstkontakt sehr förderlich für eine langfristige Beziehung ist.

Auch die Kommunikation zwischen den verschiedenen Standorten und mit der Hauptzentrale hat sich deutlich verbessert und man wächst immer mehr zu einem Team zusammen. Mitarbeiter in Kommission oder in Auftragsabarbeitung erreichen direkt durch Eingabe der Durchwahl die jeweiligen Kollegen um Rückfragen schnell und einfach zu klären. Dabei entstehen keine Zusatzkosten für Telefonate, da alles in einem Vertrag mit einer Laufzeit zusammengeführt ist.

Alle verfügen über den gleichen Informationsstand, zu Aufträgen und Angeboten, durch die zentrale Dateiablage des Unternehmens.

Durch eine integrierte Kommunikationsstruktur, konnten wir folgende Arbeitsprozesse verbessern:

Bestehender ProzessNach dem UmzugResultat
NeukundenprozessDurch eine intelligente Anrufverteilung wird sichergestellt, dass immer ein qualifizierter Mitarbeiter den Kunden begrüßen kann.Kein Anruf geht verloren.
NeukundenberatungAlle haben die gleichen Tools.Schnelle Beratung – bei Bedarf mit Video.
PreSale-ProzessAlles in einem Vertrag mit einer Laufzeit zusammengeführt.Die Vertriebsmitarbeiter können sich kostenfrei mit den Spezialisten des Hauptstandortes vernetzen.
AngebotsprozessGruppen je Vertriebsteam zu offenen Aufgaben und Leads.Schnellere Abstimmung und keine Email-Kommunikation mehr notwendig.
ReportingprozessMit Teams power BI werden die Berichte automatisch erstellt und können abgerufen werden.Schnelleres Berichtswesen ohne Zeitaufwand.
Kundennachbearbeitung (manuelle Notizen müssen nach dem Kundentermin in Systeme eingegeben werden)Mit Teams Planner können Sie im Telefonat die jeweiligen Aufgaben zuweisen.Nichts geht mehr verloren oder wird vergessen.
Informationsprozess (Kundeninformationen und unternehmensrelevante Neuerungen)Dateien werden online zur Verfügung gestellt und sind für alle Skype- und Teams-Nutzer verfügbar.Weniger Emails.

Nun gibt es einen Standard, sodass alle mit einer Plattform arbeiten können und damit eine Kultur der Transparenz zwischen den verschiedenen Abteilungen entsteht.